RPA導入は事前準備が成功の決め手

業務効率化や生産性向上は企業にとって大きな課題です。日常業務で発生する単純で膨大なタスクの処理には、RPAが有効な手段だと考えられています。
近年は、政府が主導する働き方改革が一助となって、実際に導入する企業も増えており、数億円単位の省力化を実現した事例も少なくありません。この記事ではこうした効果を達成するためのポイントを紹介します。

RPA導入の進め方

RPAツールの導入は、大きく分けて6つの工程が必要です。

工程1:自動化対象となる業務の洗い出し

最初に、業務プロセスを分析し、自動化の対象とする業務を洗い出します。RPAは大量の作業を自動でこなすことに長けたツールですが、ルールの中で判断・処理を行う特性があります。このため、抽象的な判断や手順化されていない業務を自動化するのは難易度が高く、これらを抽出することにより、RPAに適した業務かどうかといった点や削減可能な時間を確認することができます。

工程2:RPAツールの選定

業務プロセスが整理できたら、利用するツールを選定します。ツールごとの得意・不得意な分野など機能面だけでなく、サーバーなどの費用や工数、年間ライセンスなどの費用面を加味し、利用するツールを選定します。

工程3:トライアル

続いて、最低限の環境を構築してトライアルを実施します。工程1で洗い出した業務からモデルケースを設定し、ロボットを作成して試験運用しましょう。この業務は、トライアルでツールの使いやすさを調べることが目的となるため、効果に比重を置くのではなく、より単純でロボットの設計がしやすいものを選ぶようにしましょう。

工程4:効果測定と課題検証

トライアル結果を確認し、自動化による業務の自動化や作業時間の短縮などの効率化が見込めるかを確認します。本格的に利用することを念頭に、課題が出てきた場合はできるだけ解消しておきましょう。

工程5:本格導入

効果があると判断できた場合は、必要な環境を準備し、ツールのインストールや社内への説明を行ったうえで、業務自動化をスタートします。

工程6:運用および保守

最後に、日々の運用や問題発生時の対応など、設定した環境を維持していくための方針を決定します。活用の開始はゴールではなく、その後メンテナンスを続けていく必要があります。問題が起きてから慌てることが無いよう、詳細な対応方針を決めておくことをおすすめします。

導入で最も重要なのは事前準備

RPA導入の事前準備

RPAの導入にあたり、最も重要な工程となるのが上述の「工程1」にあたる事前準備です。細かくプロセスを分けながらトライアルまでに具体的なイメージを共有できるようにしましょう。

業務の洗い出し

最初に実施するのは、毎日行われている業務を洗い出すことです。この時点では、自動化やツールのことは考慮せず、実際に行われている業務全体を書き出し、全容を把握しましょう。

事前ヒアリング

あくまで、ツールは現場で使うことを念頭に現場との協調が大切です。担当者に対し、洗い出した業務の中から自動化したい、もしくは自動化出来るのではないかと見込んでいる業務をヒアリングします。実際に対応している現場担当者の意見を聞いておくことは、RPAによる改善効果の高い業務を選定する際の有力な情報になり得るからです。

起こり得るトラブルを予測

RPAによる自動化は、決められた作業を正確かつ効率的に実行してくれます。しかし、わずかでも問題があると、ストップしてしまったり意図しない動作を引き起こしたりします。業務フローの中にあるあいまいな個所や人の手によって行われているから実現できる柔軟な判断など、不確定な要素をできるだけ排除しておくことが重要です。

普段何気なく行われている業務でも、業務フローとしてまとめられていないものも少なくありません。事前に言語化・定量化することは、準備で欠かせません。

簡単な作業もフローにまとめ、あいまいな要素をできるだけ排除していきます。自社で行われている業務を見つめなおすことで、時には既存の作業工程を改善するきっかけになったり、無駄な作業を廃止になったりするなど、見直しによる省力化・効率化が期待できます。

RPAの導入を成功に導くポイント

RPAの導入を成功に導くポイント

RPAでの省力化を成功に導くためには、導入後も定期的な調整が重要になってきます。導入して終了ではなく、毎日の業務で改善点が出てきた場合にはそれらの対応を行う必要があるためです。

定期的なメンテナンス

利用している機器の管理やアプリケーションの更新など安定して稼働させるためのメンテナンスや、業務変更に対応するメンテナンスの2点が求められます。変更内容が生じた際に適宜RPAを調整して動かしていかなければなりません。

RPA人材の育成

安定的・継続的にツールをメンテナンスしていくためには、RPA人材の育成を強化し、ツールの特性を理解している人材を増やすことが重要です。毎日の運用を行い、トラブルが発生した時に何が起きたのかを理解し、適切な対応ができるように社内セミナーなどを開催して人員の育成を行いましょう。

マニュアルの整備と最新化

人員の知識の習得だけでなく、メンテナンス方法や操作方法に関する正確なマニュアルの存在が重要になります。当然、変更した履歴も含め、次の機会で混乱しないようマニュアルは最新に保っておくことが欠かせません。

最後に

RPAの導入は、単純にツールを選定して契約するのではなく、業務の調査や分析といった事前の準備をすることが重要です。事前準備の成功が、改善効果を最大化するキーポイントになるでしょう。また、日々改善を続けていくことで、業務効率化や生産性アップを確実なものにできます。
検討中の担当者の方はひとりで課題を抱え込まずに、現場や管理職と協調しながら自社にあった方法での導入を実践することを心がけることが大切です。

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