RPA導入事例 vol.12：紙申請の脱却を目標に自動化を進める

RPA導入事例：紙申請の脱却を目標に自動化を進める

RPAなどのツールを導入するのは一般企業と考えられがちですが、公的機関でも業務改革を行ったという導入事例があります。煩雑な事務作業をロボット化させることで本来の業務に力を入れる取り組みは、職員ひいては関係各所の暮らしやすさにつながることがあるのです。

人材不足と紙の書類管理の煩雑さが課題に

行政サービスは対応する職員の数があまり多くはなく、業務内容も多岐にわたっています。行政サービスがますます細分化される中、これらの業務を滞りなく行うにはどうしても一人ひとりの負担が大きくなってしまいます。時間がかかるが効率が良くない業務が増えていくため、業務の単純化、短縮化は常に課題に挙げられる内容です。

ペーパーレス化が進む現代において、公的機関ではいまだに紙を使用した処理を行うという文化が残っていることも多くあります。必要書類は多岐にわたり、多くの書類のファイリングはもちろんのこと、確認作業にも時間がかかります。書類をチェックしたり体裁を整えて印刷する過程には時間やコストがかかります。書類を回して稟議を取っていくには関係するいくつかの部署を通す必要があるので、当然意思決定にも時間が必要です。

導入にあたっては職員たちがどのような業務に時間を取られているか調査し、戦略チームを組織しました。抜本的な改革を行うには、部門や業務の枠を超えて、全体的に改善を図る必要があるからです。職員数が少なく、人材確保が今後ますます困難になることを踏まえて、ルーティンワークを簡素化するためのRPA導入が検討されることになりました。自動化について色々な分野での導入事例も参考にしながら、どのようなソフトウェアを使用するとよいかいくつかの会社のソフトウェアを具体的にピックアップし、検討が行われました。

多様なシステムで活用できるクライアント型ツールの導入

導入にあたって、UiPathのソフトウェアやRPAを上手に活用するためには、ツール自体をよく理解することが大事だと考え、まずはRPAについてを学びました。どういった分野で導入をすればコスト削減につながるのか、ロボットにおける自動化が可能な業務について、ワークフローの作成方法など、学ぶことは多くありましたが、それらを学ぶことでより効率的な自動化への案が出せるようになったのです。

そのうえで職員からリクエストを挙げてもらい、自動化したい業務を選定しました。職員が負担に感じている業務のリクエストを一覧にし、RPA化する優先順位を検討したうえで最終的にRPA化を行う業務を決定しました。決定した業務は、すぐに導入するのではなくデモンストレーションを行いました。デモンストレーションの結果、決定した業務を自動化することで約86.5％もの削減が可能であると結論付けられました。職員の理解度を上げるために自動処理の様子を映像として発表したのもスムーズな導入につながった要因です。

こうした流れで導入をしたことによって、職員の労働時間は86.5％もの削減効果が出たことがこの導入事例における大きなメリットと言えるでしょう。

UiPathを導入後、コスト削減達成。業務の簡略化に成功

最後に

最初に時間をかけて自動化についてよく学び、自分たちの分野では何の業務を自動化するのが一番適切かを考えることは、ツールの導入において非常に重要なプロセスの一つです。
今後は公的機関によくある、紙を利用した決裁方法を抜本的に見直し、電子申請を実現できるようにすることを目標に掲げ、さらなるTPAの拡大を狙っていくフェーズに移行します。さらに多くの業務で利用できるように環境を構築し、定型業務外のサービスに注力をしていくことが可能となるでしょう。