業務改善で内製化を選択するデメリット7つと、 2つの判断基準

「自社で業務改善に取り組もうとしているけれど、内製化と外製化のどちらがよいのだろうか…」とお考えではないでしょうか。

内製化による業務改善は、自社内ですべて完結させられることから、さまざまなメリットがあります。しかし一方で、デメリットも存在するため、理解してからどちらを選択するのかを客観的に判断することが重要です。

この記事では、業務改善で内製化を選択する7つのデメリットと、具体的な判断基準について解説いたします。

内製化とは、今まで外部へ委託していた業務をやめ、自社内で取り組むように変えることを指します。たとえば、DXなどの業務改善のために専門のコンサルタントへ依頼していたものを中止し、自社の組織だけで改革を実施する、といったものです。

内製化の対義語は、「外製化」です。今まで自社内だけで取り組んでいた業務を取りやめ、アウトソーシングや業務委託などにより、外部へ任せることを指します。

近年は、IT技術の発達によって効率化できる業務が増えたり、企業の多様なニーズに応えられるサービスが登場したりしていることから、外製化を行う企業が増えてきています。一方で、委託先の管理リスクなどを懸念して、内製化をする企業も存在します。

「内製化するか」「外製化するか」といった問題はそれぞれにかかるコストや、管理方法の違いを理解し、慎重に検討しなければなりません。

ここでは、社内の業務改善を行う際、内製化を選択するデメリットを7つ解説いたします。

内製化をする際にまずやるべきことは、専門知識をもった人材の確保です。社内に適任がいればスムーズに進められますが、そうでなければ、人材を新しく採用しなければなりません。

人材採用を進める際は、選考基準や採用チャネル、給与体系など、さまざまなことを検討する必要があります。しかし、自社の組織風土に合致し、かつスキルやリーダーシップをもった即戦力は、なかなか存在しないのが実情です。

もし仮に採用に成功したとしても、優秀な人材が自社内にとどまり続けてくれる保障はありません。離職リスクを考え、給与の引き上げや、追加の人材採用なども検討する必要があるのです。

内製化は外製化とは違い、はじめから専門人材がそろっていない点が大きなディスアドバンテージになります。それを解消するために費やす手間や費用などを考えると、必ずしも効率的だとはいえないでしょう。

すでにある程度のスキルを持った社内の人材を業務改善プロジェクトへアサインする場合は、ほかの仕事と兼務になることが多いです。そのような人材は、別の仕事でも多忙を極めているため、過度に負荷をかけてしまうことがあるでしょう。

今までなんとか時間を割いて対応できていたところへ、さらに仕事が追加されてしまうと、いくら優秀な人材でもてんてこ舞いになってしまいがちです。結果、プロジェクトへの責任意識が低下したり、業務改善の進捗が遅れたりすることにつながってしまいます。

外部のリソースを柔軟に活用できる外製化と比べて、限られた社内リソースを活用する内製化では、業務改善プロジェクト全体の品質が低下してしまう恐れがあるでしょう。

内製化で業務改善を進める際に、知識や経験の少ない従業員を責任者として任せる場合は、一から教育する必要があります。教育のためには、研修をはじめとしたOFF-JTや、実践型のOJTなどを、時間をかけて行わなければなりません。

具体的には、改善対象の業務知識のほか、問題解決スキル、コミュニケーションスキル、社内での調整方法などについて学びます。専門の外部コンサルタントと同じ程度の品質になるまでは、相当の時間を要するでしょう。

そのため、内製化の開始直後から成果が出ることはありません。失敗や成功などの小さな経験を積み重ねて、だんだんと形になっていくことが多いです。

業務改善やDXの結果がすぐにほしい企業、研修などの教育にあまり時間をかけられない企業などは、外部のコンサルタントを活用した方がスムーズにいく傾向にあります。

4つ目のデメリットは、内製化に向けた体制を構築するための費用がかかる点です。具体的には、以下のようなコストが発生します。

• 採用費用
• 研修費用
• ソフトウェアの導入費用
• 設備投資費用
• 備品・消耗品購入費用

内製化をする場合は、ソフトウェアや備品など、初期投資に多くの費用が発生するのが特徴です。プロセス全体として見れば、委託先へ支払う費用がなくなるので、コスト減につながります。しかし開始当初は、コンサルタントなどの専門家へ依頼した方が安く済ませられるケースが多いでしょう。

業務改善の内製化をする際は、プロジェクトを自社内で完結させるためにさまざまな費用発生します。そのため、自社の予算と合致するのかどうかをよく確認するようにしましょう。

5番目に、内製化にかかるコストへの意識が希薄になりやすい点がデメリットです。

内製化する際の費用の内訳として、人件費やソフトウェアの月額費用といった把握しやすい項目だけでなく、備品・消耗品の購入費といった細かいものも含めます。項目が多いと、内製化でどれくらいの費用をかけているのかが把握しづらくなり、結果として無駄な支出が増えてしまう可能性もあるのです。

対してアウトソーシングの場合は、委託先へ支払った費用がそのままコストとなります。どれだけ支払っているのかが明確なので、費用対効果に対する意識が向上しやすいでしょう。

業務改善の内製化をする際は、かかわる部門や人数が多くなればなるほど、コストの内訳を詳細に把握することが困難になります。一見して、外製化のコストの方が大きく見えても、実は内製化にかかるコストの方が大きい、といったこともあるでしょう。

とくに、複数部門にまたがる業務改善を進める際は、会社全体の視点で最適だと思われる施策を実行する必要があります。しかし内製化の場合は、コンサルタントなどの独立した第三者がいないため、全体最適を考慮した意思決定をしにくいのがデメリットです。

たとえば、会社全体の業務改善のために、ある部門へ折れてもらう必要があるとしましょう。その際に、「なぜ自部門だけが不利益を被らなければならないのか」「自部門のことを本当に理解しているのか」といった反発を受けることが想定されます。

業務改善の責任者は、部門から出た反発や要望に対し、説得したり調整したりして、全体最適へ近づける必要があるでしょう。しかし、責任者が社内の人間であり実情をよく知っていることから、人間関係や利害関係で苦労しがちなのが実情です。

対してコンサルタントを活用すれば、どの部門からも独立した、第三者としての立場からアドバイスができるため、円滑に意思決定を行いやすいです。「あの人が責任者だから賛成しない」などの不和が起こりづらく、「専門家の意見なら…」と、現場もより柔軟にしたがってくれる可能性が高まるでしょう。

内製化を選択する場合は、社内政治や部門間のパワーバランスだけで意思決定がなされないよう、細心の注意を払わなければなりません。コンサルタントなどの外部の専門家へ任せる場合と比べて、調整がスムーズに進みにくい点がデメリットです。

最後に、失敗したときのリスクが非常に大きい点が挙げられます。もし業務改善プロジェクトに失敗した場合、外製化であれば、委託先やコンサルタントに責任の所在を求めれば責任問題を回避できますが、内製化の場合はそうはいかないでしょう。

プロジェクト失敗の原因はすべて社内にあるため、必ず組織の誰かへ責任が向けられます。もしプロジェクトリーダーが責任所在になった場合は、人事面での能力評価に影響が出てくるでしょう。

また、失敗したときに受ける組織の心理的な影響も計り知れません。それぞれのメンバーが日々の業務をこなしながら業務改善プロジェクトに協力したのにも関わらず、失敗したとなると、次回からは非協力的な態度に変わってしまう可能性が高いです。

さらに、一度失敗した業務改善へ再チャレンジする際に、プロジェクトの推進組織へ重圧がのしかかってきます。「失敗したらどうしよう…」「うまくまとめられなかったらまた失敗する」といった心理的な負担をかけてしまうでしょう。

外部のコンサルタントへ依頼して失敗した場合は、スムーズに事を片付けられますが、内製化で失敗した場合は、メンバーの遺恨として残ったり、組織文化に悪影響を与えてしまったりする可能性があることに注意が必要です。

それでは、内製化するか外製化するかの判断基準は、どのように決めればよいのでしょうか。ここでは、2つの観点で解説いたします。

はじめに、社内でリソースを確保できるかどうかをチェックしましょう。

もし専門人材の確保やアサインが可能であれば、内製化を選択した方がコストを大きく抑えられます。加えて、一定の業務品質の担保もある程度期待できます。

一方で、社内に業務改善を主導できる人材がいなければ、外部コンサルタントの活用を積極的に検討しましょう。専門的な知識をもった第三者が陣頭指揮を執り、客観的な意見をもらうことができます。

次に、費用対効果が適切かどうかを検討します。仮にコストが抑えられると判断しても、高い改善効果を期待できない場合は、高コストの方を選択することも考えましょう。

一般的には、内製化を選択した方がコストを抑えられるケースが多いです。体制構築のための費用が最初に大きくかかってきますが、運用後は、従業員へ支払う人件費がコストの中心になります。

一方でコンサルタントへ依頼する場合は、初期費用こそ少ないものの、業務委託料として継続して支払う必要があるため、総額で見れば高コストになりがちです。ただし、専門的な知見や経験を活用するなどして大きな改善効果を見込むことができるのであれば、費用対効果の面で勝っていることもあります。

ただ単に、「コストを抑えられるから」といった安易な考えで内製化を選択してしまうと、業務改善に失敗する可能性もあります。そのため、具体的に見込める効果も勘案してから検討するようにしましょう。

この記事では、内製化の概要やデメリット、判断の方法について解説しました。まとめると、以下の7つのデメリットが存在します。

1. 自社で専門人材をそろえるのに手間がかかる
2. メンバーがほかの仕事と兼務する場合、過重労働になりやすい
3. 人材育成に時間がかかる
4. 体制構築のための費用・手間がかかる
5. コストへの意識が希薄になりやすい
6. 全体最適を考慮した意思決定がしにくい
7. 失敗したときのリスクが大きい

業務改善を内製化することで、コストを抑えられるなどの大きなメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。外製化は多少の費用がかかりますが、専門知識を生かして大きな改善効果を見込むこともできるため、費用対効果としては優れていることも多いでしょう。

どちらにすればいいのかがよく分からない方は、無料相談を受け付けているコンサルティング会社も多数存在するので、活用を検討してみてください。