コロナ禍の働き方改革を推進する「ハイブリッドワーク」導入のメリットとは？

働き方改革の推進やデジタルトランスフォーメーション(DX)の普及に伴い、会社組織のあり方もここ数年で大きな転換期を迎えています。従来のようなオフィス出社型の働き方とともに、リモートワークによるオフィスを必要としない働き方も浸透したことで、それぞれの強みを生かした合理的な仕組みづくりが求められています。

リモートワークとオフィスワークをうまく組みわせることで、ハイブリッドワークと呼ばれる新しい働き方を実現できます。今回はハイブリッドワーク導入のメリットや、導入に伴うポイントについて、ご紹介していきます。

ハイブリッドワークは、オフィスに出社する働き方と、リモートワークを掛け合わせたハイブリッド型の働き方です。業務や従業員の好みや都合に合わせて、在宅と出社の両方を選べるため、柔軟性の高い組織作りを実現できます。

実際のところ、リモートにも出社にも良いところと悪いところがあるため、必ずしもどちらか一つに限定することがベストと言い切ることはできません。それぞれの働き方の利点をうまく活かすことで、次世代の組織作りへと役立てることができます。

ハイブリッドワークを実現することで、さまざまなメリットを活用できる機会に恵まれます。ここでは主なメリットとして、4つご紹介します。

ハイブリッドワークは、何といっても働き方改革を推進できる点が大きなメリットです。人材不足が深刻化する中、優秀な人材を獲得し、定着してもらうためには、彼らにとって働きやすいと感じる環境づくりが求められています。

ハイブリッドワークは、そんな環境作りに最適な役割を果たします。出社して働きたい人、在宅で働きたい人のそれぞれのニーズを汲み取れるので、柔軟に選択肢を提供できます。

在宅でないと業務ができない、出社しないと働けない、という働き方に起因する不便を解消できるのも、ハイブリッドワークの強みです。特定の枠組みにとらわれることなく、最も合理的な手段を選べるようになるので、結果的に業務効率化につながります。

ハイブリッドワークを採用すると、従業員の裁量や主体性に依拠した業務遂行が求められるようになります。

うまくこの仕組みを取り入れることができれば、彼らにとってやりがいのある働き方を実現し、高いモチベーションと主体性で、組織を引っ張っていってもらえるようにもなるでしょう。闇雲に人手を増やすだけでなく、一人当たりの生産性向上につとめることで、余計な人件費を削減できます。

オフィス出社の必要性を縮小することで、従来のように全従業員を収容できる規模でオフィスを運営する必要がなくなる強みもハイブリッドワークの特徴です。出社を希望する人、あるいは業務上必要な人にオフィス利用を限定することで、省スペースで運営コストを削減可能です。

ハイブリッドワークには多くのメリットが期待できる一方、注意すべき課題もあります。主に企業が直面する課題について、確認しておきましょう。

ハイブリッドワークは、企業によっては従来の働き方から大きな改革を求められることにもなるため、業務環境の変化へ適応するために時間を必要とする場合もあります。リモートワークを導入したことがない企業は、リモート環境の整備から始めなければならず、制度面や従業員のモチベーションに大きな影響を与えます。

ハイブリッドワークは、出社組とリモート組の双方を等しく管理する必要があるため、そのための勤怠管理システムを導入しなければなりません。

出社組専用の勤怠管理、リモート組の勤怠管理ではなく、両者を併せて管理できる仕組みづくりが必要です。最近ではオンライン上でスマホから打刻を行えるシステムも登場しています。出勤と退勤をどこで記録したかをGPSで確認できるサービスもあるため、積極的に活用しましょう。

勤怠管理と合わせて懸念されるのが、評価制度の見直しです。出社して業務を遂行する場合、これまで通り対面でのコミュニケーションが増え、お互いに働いている様子を確認できるため、評価を必要以上に気にする必要はありません。

しかし、リモートワーク組と公平な評価を下さなければならない場合、非対面での評価軸が求められるため、どうしても出社組と同じ評価を下すことは難しくなります。対面・非対面を問わない、汎用性のある評価制度を構築しなければなりません。

ハイブリッドワークに限らず、リモートワークを導入する場合にはセキュリティリスクも以前より高まります。社用PCを社外に持ち出すなど、社外のネットワークを使って業務システムにアクセスすることになるためです。

ハードウェアの紛失や破損リスクはもちろん、脆弱性を抱えるインターネット環境を利用したことで、企業情報が第三者に漏えいしてしまう可能性も高まるでしょう。

それでは逆に、ハイブリッドワークの導入効果を最大限高められる企業は、どのような運用環境を備えているのでしょうか。ハイブリッドワークで生じる負担を最小限に抑えるため、以下のような機能を備えているのが特徴です。

まず、ハイブリッドワークを導入する場合にはデスクのフリーアドレス化は欠かせなくなります。全ての従業員が出社する必要がなくなるので、出社を希望する人、出社しなければいけない人のみ会社に来られる仕組みを整えれば良いためです。

そのため、個人個人にデスクをあてがう必要はなく、フリーアドレスで気軽に利用しやすい環境づくりを進めていくことが必要です。

ハイブリッドワークの場合、対面と非対面の両方の働き方が実現し、必ずしも常に顔を合わせてコミュニケーションができるとは限りません。そのため、オンラインでもオフラインでも変わらない温度で交流ができるよう、コミュニケーションツールの導入などを進めています。

リモート環境の場合、質問や承認のために逐一メールを送ることになるため、効率的ではありません。チャットサービスなどを活用し、カジュアルに連絡ができる仕組みづくりが求められます。

ハイブリッドワークには評価軸の再検討やセキュリティ対策の見直しなどの課題解決が必要ですが、かといってルール作りに力を入れすぎるのも問題です。

あらゆる行動を制度化してしまうと、些細なことでも承認を得る必要があったり、レファレンスを参考にしたりする必要が出てきてしまうため、かえって業務効率を低下させてしまうことになります。

最低限の運用ルールを守ってもらえるよう、研修を行いながら、概ねの業務遂行については出社時と同様の基準でハイブリッドワークを実施しましょう。

ハイブリッドワークの導入を成功に導くためには、ポイントを確認しながら実施を検討しなければなりません。4つのポイントを確認し、導入を成功させましょう。

まずは、ハイブリッドワーク導入に伴い従業員の主体性を尊重する制度改革を進めましょう。ハイブリッドワークの実現においては、評価制度や勤怠管理制度の見直しが求められますが、究極的には彼ら自身が自発的に動けるようにすること、及び自発性と成果を評価することが肝要になってきます。

ただシステムを導入して終わり、というわけではなく、自発性を尊重するような組織作りとルール作りを進め、生産性とモチベーションの高い働き方を実現しましょう。

ハイブリッドワークの鍵を握るのが、クラウドサービスです。オンライン環境さえあればどこでもツールを利用できるクラウドサービスを導入すれば、出社・在宅のどちらでも環境に左右されず業務を遂行できます。

近年は勤怠管理や人事評価も全てクラウドで実現できるだけでなく、業務システムをクラウド経由で連携し、データベースを共有してさらに業務効率化が進められる仕組みも整ってきました。

クラウドサービスは従来のオンプレミス型に比べ、コストパフォーマンスにも優れるため、真っ先に導入を検討したいところです。

ハイブリッドワークを実現するためには、従業員が在宅でも無理なく仕事ができる仕組みづくりを支援する必要があります。

リモートワークに必要な機材の購入を支援、あるいは貸し出す制度を作ったり、光熱費や通信費、家賃を補助する仕組みを作ったりなど、初期投資を惜しまないようにしましょう。

従業員の主体性を磨く上では、基本的なルールを遵守してもらうための教育も必要です。最低限のセキュリティ対策を実現するためのルール設計、企業に属し責任ある立場の一員として、果たすべき義務を周知することが大切です。

セキュリティ関連のインシデントは、大抵の場合ヒューマンエラーに起因して発生することが一般的です。彼ら一人一人の心がけを徹底してもらうだけでも、リモートワーク時のインシデント発生リスクを最小限に抑えられます。

ハイブリッドワークは出社と在宅のメリットを組み合わせた、新しい働き方を実現できるとして注目されています。単にリモートが可能な業務をリモート化するだけでなく、社員が在宅と出社を選べるような環境作りに努めることが、ハイブリッドワークの強みを活かす上でのポイントとなります。

ハイブリッドワークの実施に伴い、自社で抱えている課題を検証し、どのように実現を目指せば良いのかについて、検討を進めていきましょう。