プロジェクトを円滑に進めるには、適切な管理が欠かせません。しかし、多くの関係者やタスクを把握しきれず、計画が崩れたり納期に間に合わなかったりと、管理の難しさに悩む方も少なくないでしょう。
この記事では、プロジェクト管理の必要性や要素、進め方のステップをご紹介します。また、代表的なプロジェクト管理の手法や成功のためのポイントについても解説します。
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）とは、目標を達成するためにプロジェクト全体を統括・運営することです。目標を明確に設定し、各プロセスにおける「人材・物資・資金（ヒト・モノ・カネ）」と、「情報・時間」を適切に管理しながら、成果の達成を目指します。
プロジェクト管理の主な目的は、定められた予算と期限内に目標を達成すること、そしてプロジェクトの成功によって利益を最大化することです。
プロジェクト全体の管理は、責任者であるプロジェクトマネージャー（PM）が担うことが一般的です。PMは、計画の策定からタスク・スケジュール・予算・品質の管理まで幅広く対応し、プロジェクトを成功へと導く役割を果たします。
プロジェクト管理の必要性
あらゆるプロジェクトには、納期や予算が設定されています。これらを守りつつ期待される成果へつなげるために、適切なプロジェクト管理が不可欠です。
タスクを細分化し進捗を管理できなければ、予算超過や納期遅延、品質低下を招き、取引先からの信頼の損失や取引停止など、利益悪化を招くリスクがあります。また、プロジェクトの管理不足は内部のトラブルにもつながりかねません。
こうしたリスクを回避し、プロジェクトを成功に導くためにも、徹底した管理が重要です。
プロジェクト管理の主な要素
プロジェクト管理における主な管理項目は、以下の通りです。
- 品質管理
- コスト管理
- スケジュール管理
- 要員管理
- スコープ管理
- リスク管理
まずは基本となる、「QCD（Quality・Cost・Delivery／品質・コスト・納期）」の管理です。
品質管理は、成果物や業務の品質を管理し、目標とする品質基準を実現することです。進行中にも品質検査を計画し、ゴール到達までの経過を管理する必要があります。
コスト管理では、無駄を抑えた予算配分や支出の管理、状況に応じた予算調整を行います。スケジュール管理はプロジェクトを納期内に完了するためにタスクの工数を把握し、無理のない計画を立てることです。進捗に応じて、日程の調整も求められます。
次に、要員管理ではプロジェクトに必要な人材を配置し、役割を割り振ります。進行中は各メンバーの負荷を把握し、配置を調整することも重要です。
スコープ管理は、現場の要望を踏まえてプロジェクトで実現可能な範囲を明確にし、範囲外の作業が発生しないよう管理することです。
リスク管理は進行中に想定されるリスクを事前に洗い出し、対策を準備することです。トラブル発生時も迅速に対応できる体制を整え、遅延や影響を最小限に抑える必要があります。
プロジェクト管理の進め方ステップ
適切なプロジェクト管理を実現するためには、事前準備から進行管理までステップに沿って進めることが重要です。ここでは、具体的な手順を4つのステップに分けて解説します。
ステップ1. プロジェクトの目標を明確化する
はじめに、プロジェクトの目的や達成したいゴールを具体的に定め、チーム全体で共有します。この段階では、「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように」行うかを明確にします。
目標が曖昧では途中で方向性を見失ったり、チーム間で認識のズレが生じたりするリスクが高まるため、明確にしておくことが重要です。
目標設定時には、「SMARTの法則」（具体的・測定可能・達成可能・関連性・期限）に基づいて設定すると、目標達成の精度を高めやすくなります。
ステップ2. タスクを洗い出し、整理する
次に、設定した目標の達成に必要なタスクを洗い出し、整理します。具体的には、プロジェクト全体を小さなタスクに分解し、それぞれのタスクに優先順位をつけます。
タスクを整理する際は、各工程の依存関係も考慮し、どのタスクを優先すべきかを明確にすることが重要です。
タスクの一覧は、後述の「WBS（Work Breakdown Structure）」などの手法を活用すると視覚的に整理でき、全体の流れが把握しやすくなります。
ステップ3. 計画書の作成
目標とタスクをもとに、プロジェクト計画書を作成します。
計画書には、進行スケジュール、必要なリソース、予算、各タスクの担当者、成果物の品質基準などを明記しておくと良いでしょう。これにより、プロジェクトの全体像が共有され、関係者間の連携がスムーズになります。
特にスケジュールでは、マイルストーンを設定して進捗を管理しやすくすることが重要です。また、計画書は状況に応じて見直すことを前提に、柔軟な構成にしておきましょう。
ステップ4. 進捗をチェックし、必要に応じて軌道修正を行う
プロジェクトの進行中は、タスクの進捗を定期的に確認する必要があります。計画と実際の進行状況にズレがないかをチェックし、問題があれば軌道修正を行うことが重要です。
例えば、リソース不足やスケジュールの遅延が発生した場合には、早期に対処することが求められます。
進捗確認には、「ガントチャート」の手法やタスク管理ツールなどを活用すると、視覚的に進行状況を把握しやすくなります。また、進捗報告のタイミングを決め、関係者とのコミュニケーションを密に保つことで、遅延リスクを最小限に抑えられます。
プロジェクト管理の代表的な手法
プロジェクト管理には、目的や状況に応じてさまざまな手法が用いられます。ここでは、代表的な5つの手法と役立つシーンをご紹介します。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBSは、プロジェクト全体を細かいタスクに分割し、階層的に整理する手法です。複雑なプロジェクトを小さな単位に分けることで、進捗の把握や担当者の割り当てを行いやすくなります。
この手法は、各タスクに必要な工数を見積もる時や、依存関係を明確にする際に有効です。
主に、プロジェクトの初期段階で全体像を把握し、作業の抜け漏れを防ぐために活用されます。また、各メンバーの役割分担を明確にする際にも効果的です。
ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを可視化するための表であり、「スケジュール表」や「工程表」とも呼ばれます。
形式として、横軸に日付・時間を、縦軸にタスクや担当者を記載することが一般的です。
各タスクの開始日や終了日、依存関係を明確にできるため、プロジェクト全体の進行状況を一目で把握できます。進行中のタスクを可視化し、計画通りに進んでいるかを確認する際に役立ちます。
アジャイル
良い影響を与え、企業が抱える問題解決にも一役買ってくれる社内DXですが、進めるにあたっての課題もあります。
これらの課題は社内DXの取り組みを阻害したり、停滞させてしまったりする可能性があるため、把握と対策も考えておくことが重要です。
以下では、社内DXを進めるにあたって注意するべき3つの課題について解説していきます。
コストの試算と予算確保
アジャイルは、作業を複数のステージに分割し、それぞれの段階でレビューを行う管理手法です。
最終工程を待たずにステージごとに検証を行うため、早期に問題点を発見し、迅速に対応できます。特に、変化の激しいプロジェクトや、要件が不確定な場合に有用です。
カンバン
カンバンは、タスクの進捗状況をボード上で視覚的に管理する手法です。具体的には、「未着手」「進行中」「完了」などの列を設定し、各タスクの状況を視覚化します。
タスクがどの段階にあるか一目でわかるため、進捗の遅れやボトルネックへ迅速に対応できます。
この手法は、日々のタスク管理やチーム内のコミュニケーションが重要なプロジェクトに向いています。特に小規模なチームでの進捗管理や、リモートワークのように複数拠点での連携に効果的です。
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）
PMBOK（ピンボック）は、プロジェクト管理に関する知識体系をまとめたガイドラインです。米国の非営利団体であるPMI（Project Management Institute）によって策定され、プロジェクト管理の国際的な標準として広く認識されています。
PMBOKの考え方では、プロジェクトを5つのプロセス、10の知識エリア、3つのパートに分類して分析します。
実践的な手法というよりも参考書に近いものであるため、プロジェクト管理の基本的なフレームワークを学びたい場合や、国際標準に基づいた管理プロセスを目指す場合に活用すると良いでしょう。
プロジェクト管理を成功させるためのポイント
プロジェクト管理を成功に導くためには、いくつか押さえておくべきポイントがあります。ここでは、プロジェクト管理を成功させるための2つのポイントをご紹介します。
情報共有やコミュニケーションの重要性を理解する
プロジェクトの成功には、関係者間の円滑なコミュニケーションが不可欠です。情報が適切に共有されない場合、タスクの進捗状況や問題点が見えにくくなり、結果としてプロジェクトの遅延や品質低下を招く恐れがあります。
定期的なミーティングや報告を行うことで、チームメンバーはお互いの状況を把握でき、迅速な対応が可能になります。また、意見交換が活発になることで、より創造的な解決策が生まれることも期待できます。
必要に応じてツールやフレームワークも活用する
プロジェクト管理を進める際には、ツールやフレームワークを活用することで、進捗管理の効率化やリスク管理の精度を高められます。
なお、ツールやフレームワークを導入する際には、企業規模にあったシステムを選定することが重要です。適切なツールやフレームワークを活用することで、チームの協力体制が強化され、目標達成に向けた一体感が生まれ、プロジェクトの成功確率も高められるでしょう。
まとめ
プロジェクト管理は、プロジェクトを成功に導くために欠かせないものです。プロジェクト管理の基本的な仕組みやさまざまな管理手法、進め方を把握することで、目標達成に向けた計画を策定し、リソースを効率的に活用できるようになります。
もし現状、業務改善やデジタルトランスフォーメーション（DX）、プロジェクト管理に関する課題を抱えている場合には、「プロジェクト管理ソリューション紹介資料」をぜひご覧ください。
同資料を参考にすることで、効果的なプロジェクト管理の実現に向けた第一歩を踏み出すことができるでしょう。
