【テレワークの電話問題】 使えるアプリとその効果とは？

企業がテレワークへ移行した際に、意外と盲点になりやすいのが「電話対応業務」の問題です。多くの企業がオフィスに固定電話を設置していますが、在宅勤務などのオフィス外からは受電できないために、社員がいちいち出社しなければならない、などの課題が発生しています。

上記の解決策として、テレワーク向けの電話アプリの活用が注目されています。この記事では、テレワーク向け電話アプリでできることや、費用、おすすめのサービスを中心にご紹介いたします。

企業がテレワークへ移行した際、電話対応業務で発生しがちな課題を2つご紹介いたします。

テレワーク導入における電話の課題として一番に挙げられるのが、会社の固定電話へかかってきたときの対応です。

たとえば、代表電話へかかってきたときに、オフィス外から応対することができないために、テレワーク下においても社員を出社させることが多いようです。解決策として、電話会社が提供する転送電話サービスを利用する方法がありますが、多くの場合、1番号のみにしか転送できないため、複数人での対応はできません。

社員同士のコミュニケーションであれば、IP電話サービスを個別に導入することでオフィス外からも通話ができますが、固定電話への対応となると、そうはいきません。「せっかくテレワークを導入したのに、電話対応のためだけに出社させる状況が続いている…」といった状況を回避するためにも、何かしらの対策を講じる必要があります。

テレワークへ移行した際の電話対応業務でよくあるのが、取り次ぎにかかる社員の業務負担の増加です。今までと比べて電話対応の業務フローが大きく変化するため、仕組みをしっかりと整備しないと非効率さが生まれる原因になってしまいます。

従来のオフィス出勤を採用しているときは、顧客や取引先からかかってきた電話を一旦保留し、内線番号でつなぐだけで担当の部署や人に取り次ぐことができました。もし不在の場合でも、担当者のデスクへ行ってメモを残すなどすれば、正確に伝えることが可能です。

一方でテレワークへ移行すると、オフィスへ出社する社員の数が減るので、一人あたりにかかる取り次ぎの業務負担が大きく増加してしまいます。さらに、オフィス外の従業員へ内線番号で発信する仕組みを構築したり、取り次ぎ業務のフローをイチから見直したりしなければなりません。

テレワーク向けの電話アプリとは、専用アプリをスマホへインストールすることで、会社にある固定電話と同じように着信や発信ができるサービスのこと。会社で支給した端末を使用することはもちろん、BYODとして個人用スマホを活用することもできます。

テレワーク向けの電話アプリを利用することで、オフィスにかかってきた代表電話をアプリへ転送したり、社員全員へ専用の番号を割り振り、内線電話のように使用したりすることが可能。基本的に機器等の追加や工事は必要なく、安価かつ素早く導入できるのがメリットです。

とくに最近は、新型コロナウイルス感染症の拡大にともない、テレワークの電話対応業務を効率化するために、アプリを導入する企業が増えています。

2020年5月に株式会社インターパークが実施した調査によると、電話アプリを導入した企業の内、バックオフィスを目的とした利用が155%、社員同士の連絡手段を目的とした利用が370%、同年2月以前と3月以降を比較して増加したと報告しています。対して、外勤の多い営業職での利用は31.9%に減少するなど、近年はテレワーク目的で導入する企業が急増しています。

出典：株式会社インターパーク『私用スマホにインストールするだけで会社の電話として使える電話アプリの利用が、テレワークに伴い急増。社員同士の連絡手段としての利用は370％増』

テレワーク向けの電話アプリには、大きく分けて、個人事業主や一人会社を中心に提供するサービスと、数十人などの組織向けに提供するサービスがあります。

個人向けをメインとしたサービスでは、個人でも利用しやすい価格設定になっているのが特徴。Webなどから申し込みをした後、面倒な手続きを踏むことなく利用できるものが多いです。

組織向けに提供しているサービスでは、複数の社員へ専用の番号を付与したり、内線機能を使って社員間で通話したりできるのが特筆すべき点。代表電話の転送機能を搭載しているため、顧客や取引先との連絡がスムーズにできます。

サービスのなかには、どちらかに特化したものだけでなく、個人・組織のどちらでも利用できるものもあります。詳しくは、サービスページに記載の利用方法をチェックしてみましょう。

テレワーク向けの電話アプリを導入することに、どのような効果があるのでしょうか。ここでは、2つのポイントでご紹介いたします。

テレワーク向けの電話アプリを導入することで、顧客や取引先からかかってきた電話の取り次ぎがスムーズに進められます。

たとえば、会社に電話がかかってきたら、一度、設定した電話アプリの番号へ転送し、テレワーク中の社員へ発信します。受電後に取り次ぎが必要だとわかったら、アプリの保留機能で一旦保留し、担当者のアプリ専用の番号へつなぐことが可能です。

また、多くのサービスで、スマホのアプリから外線番号へ直接発信することができます。発信時は050番号で相手へ通知をするのが通常ですが、なかには、市外局番や会社番号で通知できるサービスもあるので、気になる方はチェックしてみましょう。

とくに、テレワーク導入時、BYODを取り入れる際に問題になりがちなのが、通話料金の負担や経費精算業務です。

電話アプリを導入していない状態だと、会社関係の通話料金は、一旦社員が全額を負担して、後日個別に経費精算をすることが多いです。しかし社員にとっては、電話の基本料や通話料を、プライベートと仕事でどのように按分すればいいのかが分かりづらく、計算が複雑になってしまいがちです。さらに経理担当者にとっては、社員一人ひとりに対して経費精算業務が発生することになり、負担が一気に増加してしまいます。

テレワーク向けの電話アプリサービスを導入することで、電話代を会社へ一括請求することが可能。仕事で通話した分だけが請求されるので、経費精算にかかる負担を大幅に削減できます。

テレワーク向けの電話アプリの利用例としてまず挙げられるのは、顧客や取引先への対応です。相手はいつもどおりの会社番号へかけられるうえ、取り次ぎがスムーズにいくため、機会損失を最小限に抑えられます。

そのほかには、社員同士における業務用の連絡手段として利用したり、顧客からの問い合わせ専用窓口として活用したりすることも可能です。

サービスのなかには、通話録音機能や分析レポート機能を搭載したものも存在。それらを活用すれば、利用可能なシーンはさらに広がるでしょう。

テレワーク向け電話アプリは、特別な機器を新たに導入する必要がないため、初期費用がまったくかからないか、高くて数万円程度で収まる傾向にあります。ただし、社用のスマホを新たに導入する場合は、機器の購入費用が別途でかかります。

通話料金については、「基本料金+通話料金」の内訳で、基本料金は1IDあたり1,000円前後、通話料金は10～40円/分前後で設定していることが多いです。従業員数が多ければ多いほど契約するID数が増えるため、その分だけ高くなりやすい点に留意しましょう。

もちろん、高機能なものであれば、さらに高額な導入費用や月額料金がかかります。自社のオフィスでかかっている基本料や通話料と比較して、予算に合ったサービスを検討してみてください。

ここでは、テレワークにおすすめの電話アプリを5つご紹介いたします。

テレワークCall.appは、アクロスウェイ株式会社が提供するテレワーク用の通話アプリ。会社にかかってくる電話を、自宅やコワーキングスペースなどで簡単に受けられます。

顧客が会社へ電話をかけると、テレワークCall.appへキャリア転送し、着信状況をパソコンの画面でリアルタイムに表示。その後、クリックした担当者へ発信することで、通話ができる仕組みです。

テレワーク中の担当者は、プライベートのスマホを使いながら、専用の050番号を使って受発信できるのがメリット。個人の番号が会社や顧客へ知られることがないので、プライバシー面でも安心して利用できます。

取り次ぎが必要な際は、転送機能を使ってワンクリックで担当者へ転送することが可能。だれも電話に出なかったときは、コールバック機能を使って折り返しの電話ができます。

URL：https://pluscomm.jp/app/telework.php

050 plusは、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が提供するIP電話アプリです。申し込み完了後、最短5分で利用を開始できるのがメリット。専用の050番号を使うので、個人の番号が知られずに安心して利用できます。

月あたりの基本料金が330円～と、非常に安い価格設定になっているのがポイント。通話料金は、一般加入電話には8.8円/3分、携帯電話には16円/1分と割安です。さらに050 plus同士の通話であれば、24時間無料で通話できます。

テレワークでの通話環境を整備するにあたって、できるだけコストを抑えて導入したい方におすすめのサービスです。

URL：https://www.ntt.com/personal/services/phone/ip/050plus/

SUBLINEは、株式会社インターパークが提供する法人向けIP電話ソリューションです。受信・発信、携帯番号・固定電話番号などのさまざまな利用に対応しているのが特徴です。

テレワーク環境下においては、顧客や取引先からかかってきた代表電話を個人のスマホへ転送したり、社員間のコミュニケーション手段として使用したりできます。社員全員に異なる050番号を発行・支給できるので、スムーズなやり取りが実現可能です。

社員側は、スマホに専用のアプリをインストールするだけなので、導入作業が非常に簡単。請求はすべて会社側なので、経費精算にかかる業務を削減できます。

URL：https://www.subline.jp/

03plusは、株式会社グラントンが提供するIP電話サービスです。「03」からはじまる固定電話番号を持てることと、個人・法人のどちらでも利用できるのが大きな特徴です。

複数人でテレワーク業務をおこなう際は、電話機やスマホ、FAXなどの端末毎にIDを付与して利用します。内線機能を使って社員間で電話したり、パーク保留機能を使ってスムーズに取り次ぎをしたりすることが可能です。

また、30名以上の法人や地方自治体向けに、「03plusエンタープライズ」サービスを用意。工事不要でスムーズに導入できるので、初めての方でも安心です。

URL：https://03plus.net/

モッテルは、株式会社バルテックが提供するクラウドPBXサービス。会社番号へかかってきた電話を、在宅勤務中・出張中・移動中など、場所を問わずに受けられるのが魅力です。

社員は、専用の「MOT/Phone」アプリをスマホへインストールするだけで利用を開始できます。オフィスにあるビジネスフォンと同じように、内線通話や取り次ぎ、会社番号発信ができるのがメリットです。

また、全国の複数個所へデータセンターを設置しているため、時間・場所を問わず安定した品質で通話をすることが可能。20回線までであれば、月額3,980円と安い料金で利用できます。

URL：https://www.mot-net.com/mottel

この記事では、テレワーク移行にともなう電話対応の課題と、アプリ導入による解決策についてご紹介しました。電話アプリサービスは、何か特別な機器を導入するわけではないので、安価かつスピーディーにはじめられるのがメリットです。

具体的な導入効果や利用シーンを想定しながら、テレワーク向けの電話アプリ導入を社内で検討してみましょう。もし、どのサービスを導入しようかで迷われていましたら、ぜひ、弊社のグループ会社が提供する電話アプリ「テレワークCall.app」の利用も検討してみてください。