RPAによる業務の自動化を効率良く行うには、タスクマイニングが重要なポイントになると言われています。どの作業のどの部分を自動化するかを決めるにあたって、タスクマイニングがその判断材料を提供するからです。
この記事ではタスクマイニングがどのようなものなのかを解説していきます。また、UiPath社のタスクマイニングツール「Task Mining」の機能についても紹介しますので、どのような特徴があるのかを確認し、ぜひ参考にしてください。

RPA導入の鍵となるタスクマイニング

タスクマイニングとは、社内で働くスタッフのそれぞれのパソコンから操作記録を収集し、それを分析して作業上の課題を発見することです。たとえばタスクマイニングでは、「メールで受け取った請求書を表計算ソフトの一覧表に転記する」という作業を次のような一連のタスクに分解します。

・メールソフトを起動する
・添付された請求書ファイルをダウンロードする
・請求書ファイルを開く
・一覧表のファイルを開く
・請求書の内容を一覧表に転記する
・対象データを変更する
・一覧表を保存する

そして、それぞれのタスクがどのようになされているか、ほかの作業とどう関係しているかも含めて分析していきます。
この分析が正確にできなければ、それぞれの作業を自動化することでもたらされる成果を正確に見積もることができません。

従来RPAの導入時に実行されるタスクマイニングは、「作業時間は、何分ですか?」「クリックは、何回しますか?」といった、作業者への直接的な人的ヒアリングによって実施されていました。しかし、現在はTask Miningのようなツールを使用するのが一般的となっています。

ツールを活用したタスクマイニングのメリット

Task Miningツールの使用によってどのようなメリットがあるのかを説明します。

作業の内容や所要時間が客観的に把握できる

作業を行う担当者に個々にヒアリングをしていくと、どうしても感覚的な数値になってしまい正確なタスクの把握に繋がりません。かと言って作業中に別の誰かが一連の作業内容や時間を記録していくのでは、本来の業務を妨げる場合があります。ツールを使用することで、担当者は通常通りの業務を行いながら客観的なデータが収集できます。

業務データの収集が低コストで早く実現できる

対象者にヒアリングしながら画面上の作業を計測する場合、現場に調査員を派遣する必要があり大きなコストがかかってしまいます。また、それぞれの業務に対して個別に確認していくと時間も必要です。
一方でツールを使ったタスクマイニングなら人的コストは不要となり、ヒアリングの時間も必要ありません。結果的に低コストで迅速なRPA導入のためのタスクマイニングが可能となります。

RPA化に特化した作業の分割ができる

人間にとっては一つの作業に思えても、コンピューター上では実は複数のタスクが集まっている場合があります。作業を実行させるロボットを作成する際には、それらのタスクをきちんと指示しなくてはいけません。ロボットが実行可能なタスクに分解して記録できるのもツールを利用するメリットです。

UiPathのRPA分析ツールTask Mining

UiPath社の「Task Mining」は次のことを実現できます。

RPA導入の効果を高める

Task Miningは、ワークフロー全体から自動化しやすい作業をリサーチし、スコアリングすることが可能です。正確なデータに基づいた導入を進めることで、RPAの効果を最大化に発揮できます。

社内業務の自動化の機会をAIが発見、分析、優先順位付けを行う

AIが社内業務を作業単位で分析して、自動化が可能と考えられる業務を見つけ出します。発見した自動化候補タスクは、分析され優先順位付けされます。その際、ユーザー統計やワークフローは管理者画面で視覚的に確認できるので、データに基づいた優先順位確認と全体像の把握が容易になるでしょう。

AIによって自動化の予測成果を測っていくことで、自動化導入のコストパフォーマンスがよい業務から優先的にシステム開発していくことが可能になります。

RPA導入を成功させるために効率的なツール

Task Miningによって、発見・分析・優先順位付けされた作業の履歴は、クリックひとつで簡単にエクスポートすることが可能です。ワークフローの図がどうなっているのか、作業の中でどういった定義がされているのかを現場のユーザーに確認してもらうことが簡単にできます。

詳細な設計書があれば、システムの開発者と実際の業務プロセスに携わるユーザーとのコミュニケーションがスムーズになり、RPA導入を成功に導きやすくなります。

最後に

タスクマイニングは業務のRPA化に欠かせないプロセスのひとつです。ツールを活用すれば、個々のパソコンの操作で発生する作業の最小単位が客観的に明確化されるため、効率的かつ効果的な業務の自動化が実現します。UiPath Task Miningを使って、自動化の機会を発見し、効率的なRPA導入を進めていきましょう。

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