【RPAとVBAの違い】特徴と使い分けを知って上手に活用！

RPAとは

近年、業務の自動化を行うためのツールとして、RPAが注目を集めています。自動化と聞くと、Excelマクロを記述するために以前から利用されてきたVBAと同じようなものを想像する人も多いのではないでしょうか。実際、似ている面もありますが、両者は互いに異なるツールです。
ここでは、それぞれがどのようなものかを説明し、2つのツールの違いを比較しながら、利用シーンごとの使い分けを説明します。

RPAツールでできること

RPAは業務を効率化するためのロボットのことで、活用することで人が手動で操作していた単純作業を自動化することが可能です。パソコン上のさまざまなアプリケーションと連携することもでき、ロボットを稼働させることでデータの入力作業や計算、管理といった業務を自動的に実行します。
多くのツールがあるものの、UiPath社のStudioのようにプログラミング言語の知識がなくても自動化できるものもあります。
具体的な利用例としては、次のようなものが挙げられます。

・Excel形式で提出された交通費精算申請のシステムへの登録
・営業成績を毎日集計してメールで一斉送信する

RPAツールは日々進化を続けており、高機能なものになると、過去の実績データから将来の見通しの予測をしたり、さまざまな経営指標を総合的に分析して改善提案をしたりすることができます。

マクロを使用する際に活用するVBA

VBAとは

ExcelやAccessといったマイクロソフトのOfficeアプリケーションやGoogleスプレッドシートなどで、複数の操作を一括で行う機能がマクロです。うまく活用することで、Excel上の操作をプログラムとして保存することもできるようになります。
VBAはこのマクロ専用に作られたプログラミング言語の1つです。マイクロソフトが開発した「Visual Basic」と呼ばれるプログラミング言語を、Excelなどの機能に合わせてカスタマイズしたものです。Officeアプリケーションの機能を処理するためのものであるため、基本的にはその処理のみが自動化の対象となります。

マクロそのものと混同されるケースも多いのですが、マクロはVBAではなく別の言語が用いられることもあります。ただしマクロを使って作業を行う際にはVBAでプログラムを組むことが多いため、マクロを使いこなすためには、アプリケーションの知識だけでなく、VBAについても理解しておく必要があります。

パソコン上のツールとして導入を比較検討する場合は、VBAを用いたマクロとRPAを比較するのが適当と言えるでしょう。

RPAとVBAを用いたマクロの違い

RPAは、パソコン上でなされるあらゆる業務を自動化することができ、しかも人の手を介さずに処理を行うことができるため、人件費削減のための労働力としても期待されています。これに対し、VBAを用いたマクロは、マイクロソフトOfficeのアプリケーション上で実行される集計や処理を自動化するものです。

いずれもパソコン上の操作を自動化する点は同じですが、この2つのツールには大きな違いがあります。それは構築するために必要な基礎知識です。マクロを使いこなすには、プログラミング言語に関する理解が不可欠です。これに対し、RPAは管理画面上で自動化したい作業をパズルのように組み立てていくだけで、自動的に実行されるロボットを作ることができます。

・VBAを用いたマクロ
Excelなどを使って日常的に行われている集計やグラフ作成などの単純作業に適しています。適用範囲は狭くなってしまうものの、その分Microsoftを導入していれば別のシステムを導入する必要がないため低コストで導入できます。
ただし、大量のデータを一括で実行することが難しく、作業をパターン化できない非定型業務まではカバーできません。

・RPA
複数のアプリケーションを連携して、大量のデータを処理するような作業に向いています。ツールの組み合わせによって様々な使い方が可能で、使い方によっては非定型業務も適用範囲に入れることができます。現在社内で導入しているツールと連携を取って作業できることも多く、大きな変更をせず業務の自動化ができることもあります。
ただし、PRAにはいくつかの導入形態があり、何をしたいかによって使用するツールを選ぶ必要があります。導入費用もかかってしまうため、事前にどのような業務を効率化させるかの計画を立て、テスト導入をするなどの対策が必要です。

最後に

RPAとVBAを用いたマクロにはそれぞれ適した作業内容があるため、直面している課題や利用シーンに応じて、どちらのツールを利用するかを見極めることが重要になります。
もちろん、必ずしもどちらかのツールを選択しなければならないというわけではありません。それぞれの得意分野を生かし、組み合わせて使うことも可能です。Officeでできる作業にマクロを使用しつつ、大量処理が必要な部分はRPAでなど、柔軟に検討してみましょう。