RPAとOCRの連携

日々の業務において、手書きによる書類の処理や単純な入力作業の時間確保に悩まされていませんか。そんなとき役立つのが、RPAとOCRです。これらを組み合わせれば、これまで時間をかけてきた作業の効率改善も夢ではありません。
ここでは、それぞれの組み合わせによって、何が実現できるのか、またそれが業務においてどのようなメリットをもたらすのかを説明します。

「RPA」と「OCR」とは何か

RPAは、人がPCを使って操作する定型的な作業を専用のプログラムによって自動で実行することを指します。近年は多くの企業で導入されており、今やPC上で直接操作している単純な作業のほとんどを、RPAによって代行することが可能です。具体的には、データの入力や加工、他のファイルの参照、最新データへの更新、複数の業務管理システムへの入力などを人間に代わって行います。
一方OCRは、Optical Character Recognitionの略称で、紙で書かれた文字をスキャンすることで画像として取り込み、文字をテキストデータに変更してデジタル化する処理のことを指します。例えば名刺のデータ登録やビルの保守点検記録を取り込むことで、検索や閲覧、編集などの効率化を実現します。

従来のOCR処理は認識精度がそれほど高くないため、取り込んだデータを改めてチェックし、人の手によって修正する必要がありました。また、画像を取り込んだだけでは内容を理解できず、データに変換することができないため、一度テキストに変換する必要がありました、最近はAI(人工知能)技術の発達が進み、OCR処理の認識精度が格段にアップしています。

これらの二つは目的や用途が異なる技術ではありますが、連携によってさらなる業務の効率化を図ることが可能です。

RPAとOCRの連携による3つのメリット

RPAとOCRの連携によるメリット

RPAとOCRを連携させることにより、次の3つのメリットが期待できます。ここではそれぞれのメリットについて解説します。

手作業で入力する際の人為的ミスの防止が可能

それまで人間が手作業で転記していたデータ入力が自動化できます。
ヒューマンエラーによる入力ミスも防げるので、作業の正確性が向上します。

例えば、お客様が手書きで記入した商品の申込書をOCRによって画像データに変換し、人による目視確認を行います。
内容に齟齬が無ければ、RPAによってツールへの自動入力を行います。連携により、登録の効率化やミスの防止を図ることが可能です。

なお、画像認識と実際の登録結果のデータは蓄積されるため、回数を重ねることで画像認識の精度向上や認識間違いの減少にもつながります。
もちろん認識間違いが起こりにくいよう書類の様式を改めることで、このようなエラーを減らすことも可能です。

他システムや部門とのスムーズな連携が可能

例えば、取引先から送付された商品の受領書と商品の払い出し伝票をOCRで読み込み、RPAによって自動登録を行うことで、データの相互参照が可能です。
また連携により、担当する他部門からの照会や顧客からの問い合わせもシステム上で迅速に対応できます。

このように対応できる領域の幅が広がることも連携のメリットとして挙げられます。

業務の効率化の実現

企業の中には月末や月初めになると、膨大な書類の入力やチェック作業が集中的に発生するケースも珍しくありません。
その結果、長時間残業につながりやすく業務に支障が出てしまう場合もあるでしょう。

しかし、それぞれを連携させることによって、帳票のデータ登録や入力処理といった定型作業の自動化が可能です。
また、人間が働かない夜間でも自動で作業が進められるため、大幅な効率化に繋がります。

RPAとOCRの連携による業務改善が期待できる分野

RPAとOCRの連携による業務改善が期待できる分野

RPAとOCRの連携により、実際にどのような分野の業務改善を見込むことができるのか、実例に基づいて簡単に解説します。
例えば在庫管理が収益を左右する小売業では、商品ごとの在庫数の確認や、販売状況のリアルタイムでの確認が必要です。

そこで、納品書から商品名や数量、販売価格などの情報をOCRで読み込みデータ化します。

さらに商品の在庫データをRPAとの連携によって照合することで、在庫数や売れ行きをリアルタイムで確認することができます。
そのため日々の収益管理や売れ行きを確認しながら、前年同月比や対先月比などの統計データと照らし合わせて、効果的な販売施策を検討することが可能です。

最後に

これまでの事務作業は「人の手」のみに依存していましたが、RPAとOCRの連携によって、定型的な作業の効率化をかなえることができます。加えてヒューマンエラーを減らすことにもつながり、より確実性を高めることもできるようになりました。
またデータの定型処理だけでなく、複数の業務システムとの連携も可能です。このようにそれぞれを組み合わせたシステムを導入することで、より業務の効率化や人件費の削減にもつながります。

これからは、中小企業を含めて、時間外労働規制などの働き方改革への対応が求められる時代になります。業務効率化のためにも、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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