ペーパーレス化のメリット・デメリット、社内への導入方法とは?

リモートワークを行う中で、社内での申請や書類の共有などがしづらくなった分、各社でペーパーレス化が進んでいます。今回はそのペーパーレス化がもたらすメリット・デメリットや、社内での推進方法に関してご紹介いたします。

ペーパーレス化の押さえておきたい、メリット・デメリットとは?

ペーパーレス化のメリットとデメリットには以下のようなものがあります。

ペーパーレス化のメリット

業務効率化

書類の回覧による申請・承認作業を電子申請・承認に置き換えペーパーレスを実現すると、申請・承認状況をリアルタイムで把握可能になり、承認滞留等の問題に対処しやすくなります。

これ以外にも、

  • 紙の書類をキャビネットなどの保管場所から探す必要がなく、書類を探す手間の軽減など、回覧・保管・廃棄における作業の軽減
  • 書類の保管場所の削減
  • 承認ルートをシステムで制御し、コンプライアンスの確保

等の効果があります。

コスト削減

従来の「会議で紙を使用する」場合、

  • 会議前に紙を人数分印刷する
  • もしも、資料に誤りがあれば修正後に再度人数分を印刷し直す
  • 会議後には、資料を回収・保管・廃棄する

といった作業が発生します。

この従来の会議をオンライン会議で行い、会議におけるペーパーレスを実現すると、

  • 会議前の印刷等の準備作業が不要
  • 文書を印刷するための紙代、印刷代のコスト削減
  • 文書廃棄にかかる費用(廃棄業者費用)削減
  • 文書保管に関する費用(キャビネットや備品など)削減

などのコスト削減が見込めます。

テレワークなどの場所に縛られない働き方を実現

電子申請・承認や、オンラインでのファイル共有を行うと遠隔地から文書の閲覧や承認行為が可能となり、自宅やオフィス外からでも業務を遂行することができるようになります。これによりテレワークなど、働き方改革へとつながります。

ペーパーレス化のデメリット

導入コストがかかる

申請・承認状況を把握できるワークフロー、契約書類の電子保存・電子署名に対応するための電子契約サービスなどといったシステムやサービスを導入する場合、それらの導入費用がかかります。
また、セキュリティ対策のためのソフトウェア導入や、ネットワーク環境の構築なども場合によっては必要となる可能性があります。

ITリテラシーが必要

社員に対して一定のITリテラシが必要となります。
導入前には必要な研修を実施し、計画的に進める必要があります。

システムやネットワーク障害による影響

電子化された文書は社内サーバーやクラウド上で保管されるため、システムやネットワークに障害が発生すると文書が閲覧できなくなる可能性があります。

このように、ペーパーレス化にはメリットだけでなくデメリットも存在します。これらを理解した上で、メリットを最大化させ、デメリットを最小化させる方法を取りながら推し進めることが重要です。

ペーパーレス化の進め方・導入期間の目安は?

社内でペーパーレス化を推進する際、気になるのはその進め方や導入期間ではないでしょうか?今回は実際の事例を踏まえて、ご紹介いたします。

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化は、一部の業務から段階的に進めることをお勧めいたします。
段階的に進めていくことで以下の効果があります。

・ペーパーレス化の導入効果をすぐに実感できる

・一部の業務から始め、徐々にペーパーレス化に慣れていくことで、現場への影響を最小限にできる

ペーパーレス化の具体的な進め方は以下の3つのステップになります。
この中の「1.業務の可視化」にてペーパーレス化する対象業務に優先付けをし、一部の業務から段階的にペーパーレス化を進めていきます。

導入事例

購買・支払い系業務でのペーパーレス化を行った事例をご紹介します。

事例イメージ

本事例では、紙の書類を電子化するだけでなく、ワークフローにて購買情報等を基幹システムへ自動登録するといった、業務課題の改善も行いました。これによりペーパレス・リモートワークを推進するだけでなく、業務効率化やタスク管理機能の強化を行うことができました。

導入期間の目安

対象範囲をどこまでにするかで導入期間は変わりますが、上記導入事例では「1.業務の可視化」「2.業務の標準化」にそれぞれ約1.5ヶ月、「3.プロセスと文書のデジタル化」に約3ヶ月という期間で導入しました。

いかがでしたでしょうか?
ペーパーレス化のためには、事前に対象業務の範囲を決め、その中での優先順位決めなど、導入前の事前準備が大切になってきます。ただ闇雲にペーパーレス化を目的化するのではなく、具体的にどの業務のどの部分をペーパーレスにしたいのか、認識合わせを行うことが重要となります。

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