働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの企業でテレワークの導入が進められました。しかし電話対応業務については、電話機がオフィスへ据え置かれていることもあり、テレワークへの適応がなかなか進まないようです。

そこで注目されているのが、「スマホの内線化」です。スマホを内線化することで、場所にとらわれない電話対応が可能になります。最近では、社用のスマホだけでなく、従業員の個人スマホを内線化する事例も増えてきました。

この記事では、スマホの内線化について分かりやすく解説します。メリットやデメリット、おすすめのサービスなどもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

スマートフォンの内線化とは、社用のスマホや従業員の個人スマホなどを、オフィスの内線でつないで利用できるようにすることです。従来の内線化は、ビジネスホンを活用するのが一般的でした。しかし最近では、業務でスマホを使う機会も多くなったことから、スマホを内線電話として利用するケースが増えてきています。

スマホを内線化する方法には、「FMC(Fixed Mobile Convergence)」サービスを利用するやり方、「IP-PBX」を利用するやり方、「クラウドPBX」を利用するやり方などが存在します。この記事では、上記3つの中でも特に利用しやすい、「クラウドPBX」を活用したスマホ内線化についてご紹介いたします。

スマホを内線化するのに必要な「クラウドPBX」とは?

クラウドPBXとは、社内に設置するPBX(構内交換機)をクラウド化し、インターネット経由で通話ができるサービスのこと。自社でハードウェアを用意する必要がないため、気軽に導入したり、導入・運用コストを削減したりできるのがメリットです。

クラウドPBXを活用することで、インターネットを経由し、内線を構築することが可能です。サービスで用意する専用のスマホアプリをダウンロードすれば、スマホの内線化ができます。

クラウドPBXは通常のPBXと同じように、保留やダイヤルイン、転送などの機能を使えるのが特徴。つまり、クラウドPBXで内線化したスマホであっても、オフィスにある電話機と変わらない使い勝手で利用することが可能です。

スマートフォンを内線化するメリット

ここでは、スマホを内線化するメリットを3つご紹介いたします。

機器の購入費用を削減できる

スマホを内線化することで、PBXやビジネスフォンといった機器を購入する費用や、従来の外線通話でかかっていた費用を削減できるのがメリットです。

たとえば、オフィス内に通常の内線を構築するとなれば、電話機の購入費用や工事費用がかかってしまいます。ビジネスホンの価格は、新品で1.5~4万円、中古で5,000円~1万円程度が相場です。また、工事費は1台あたり1~2万円がかかるので、それなりの出費を覚悟した方がよいでしょう。

一方でスマホを内線化するためには、クラウドPBXサービスなどと契約し、スマホを用意するだけで完了します。クラウドPBXは、初期費用がかからない場合もあるなど、導入コストの大幅な削減が可能です。スマホについては、社用の機器をイチから導入するとなると、ある程度の費用がかかってきますが、社員の個人スマホをそのまま活用することで会社の負担を減らせます。

また、日々の通話料を削減できるのもメリット。外線電話では、秒単位や分単位で通話料金がかかるため、外出先で電話をする機会が多い場合に、多額の通信費がかかってしまいます。内線だと費用がかからないので、使用量や頻度を気にせずにかけられるのがうれしい点です。

さまざまな機能を利用できる

内線化したスマホを利用すれば、アプリ内に入っているさまざまな機能を活用することが可能です。たとえば、以下の機能が搭載されていることもあります。

  • 発信者番号の表示
  • 会社の内線番号での発信・着信
  • 代表電話の着信・応答
  • 発信・着信履歴の確認
  • 保留転送
  • 留守番電話
  • 電話会議
  • IVR
  • モニタリング
  • FAX内容の確認

搭載する機能はサービスによってさまざまなので、利用を検討する際は、細かくチェックするようにしましょう。

オフィスのデスクをきれいにできる

オフィスの内線電話機をスマホへ置き換えた場合、機器へ接続するための配線をなくすことができます。ごちゃごちゃしやすいデスク回りを、すっきりとした印象に変えられるでしょう。

内線化したスマホでは、Wi-Fiやキャリア通信などの無線通信を用いて発信や着信を行います。デスク回りが整頓されることで、社員のモチベーションアップにつながります。

 スマートフォンを内線化するデメリット

スマートフォンを内線化することには、さまざまなメリットがありますが、一方で、デメリットも存在します。

たとえば、インターネットの通信環境に左右されやすい点が挙げられます。ルーターの不調や回線の混雑によって、通話が途切れ途切れになったり、ノイズが入ったりするなどのトラブルが発生することもあるでしょう。

また、初期費用のほかに、毎月の固定費が発生する点もデメリットです。ビジネスフォンなどを用いる場合は、運用コストがほとんどかかりませんが、クラウドPBXなどを用いてスマホを内線化する場合は、月額利用料という形で料金が発生することがほとんどです。そのため長期的に見れば、高くついてしまうこともあるでしょう。

さらに、内線電話用のスマホを自社で用意する場合は、機器の導入費用がかかります。1台数万円はするので、複数台を用意しようとすると、多額の費用がかかってしまうこともあります。そのため、スマホの内線化にあたって、個人スマホを業務用として使用する「BYOD」を奨励する企業も、最近では増えています。

スマートフォンの内線化には、いくつかデメリットがあることを理解したうえで、導入を検討しましょう。

スマートフォンの内線化の活用イメージ

ここでは、スマートフォンの内線化をどのようなシーンで活用できるのかについて説明しています。

外出中でも、営業がスムーズに電話を受け取れる

スマホを内線化することで、外勤の営業マンが、顧客からの電話へスムーズに応答できるようになります。顧客や取引先を待たせる必要がなくなるため、受注機会を増やしたり、満足度を向上させたりすることにつながるのです。

自社のオフィスへ電話がかかってくると、一度社内の担当者が対応し、要望に応じて外出先の営業マンへ保留転送します。外出先の営業マンは、即座に反応して通話を開始することが可能です。

スマホが内線化されていない状況であれば、顧客や取引先からオフィスへ電話がかかってきたときに、外線通話やチャット、メールなどを通じて取次をする必要があります。情報伝達が必ずしも正確に行われるとは限らないため、対応漏れが発生することもあるでしょう。

リモートワークへスムーズに移行できる

自社の働き方にリモートワークを取り入れようとする場合、クラウドPBXなどを用いれば、専用のスマホアプリをインストールするだけで内線環境を構築できます。従業員にとっては、使い慣れた個人スマホをそのまま利用するだけなので、心理的な障壁が取り除かれます。

また、自宅やサテライトオフィスといった場所からでも、オフィスの番号で発信したり、代表電話に直接応答したりできるため、顧客や取引先へ不信感を抱かせません。IVRや留守番電話などの機能を使うことで、オフィスにいるときと同じ感覚で業務をこなせます。

スマホを内線化することで、リモートワーク中でも、ほとんどすべての業務を完結させられるようになるのです。

 企業におすすめの電話サービス5選をご紹介

ここでは、個人スマホの内線化や、テレワークでの電話環境の構築ができる電話サービスを5つご紹介いたします。

テレワークCall ダイレクト

「テレワークCall ダイレクト」は、ネクストジェングループが提供する、スマホ内線化ツールです。従業員の個人スマホへ、「AGEphone Cloud」のアプリをインストールするだけで内線化を実現できます。

社内の既存PBXをそのまま使えるのが特徴で、オンプレミス・クラウドのいずれにも対応しています。電話を素早く受け取ったり、内線化ソリューションを手軽に導入したりしたい方におすすめです。

【プラン・価格】

  • 要問合せ

https://www.nextgen.co.jp/lp/solution/telework/index.php

テレワークCall.app

「テレワークCall.app」は、ネクストジェングループが提供する、電話応対ソリューションです。オフィスへかかってきた電話を、自宅から簡単に受け取ることができます。

顧客や取引先が会社へ電話をすると、PBXやキャリア転送を用いて、一度オフィスへ着信をします。不在の場合は、テレワークCall.appへ転送し、テレワーク中の従業員へ着信。スマホやパソコンを使って、簡単に受電できます。

テレワークCall.appは、通話料金が会社負担になるのが特徴。会社用の番号を使うため、従業員の利用負担を大きく減らせます。最短5営業日で導入できる手軽さも魅力です。

【料金】

  • 初期導入費用:44,000円~、月額利用料:22,000円~/1番号付

https://pluscomm.jp/app/telework.php

Arcstar Smart PBX

Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズ株式会社が手掛ける、クラウドPBXサービス。個人スマホ・PC・IP-Phoneの内線化が可能で、キャリアを問わずに利用できるのが特徴です。

主要な設定変更は、Web上から簡単に行えるのがメリット。オフィスの配置を変更したときや、組織体制の変更などがあったときでも、スムーズに対応できます。

また、「Arcstar IP Voice」「Arcstar IP Voice(ひかり電話)」といった、同社の外線サービスを組み合わせることも可能です。

【料金】

  • 初期導入費用:11,000円~、契約基本料:5,500円/月、ID利用料:550円/ID・月

https://www.ntt.com/business/services/voice-video/voip/smartpbx.html

 オフィステレフォン

オフィステレフォンは、NTT東日本が提供する、店舗やオフィス向けの電話サービスです。「ギガらくWi-Fi」を設置し、専用の「A1mobile」アプリをダウンロードすることで、最大5台までの個人スマホをWi-Fi経由で内線化できます。

IP電話も含め、電話機は最大で8台まで収容することが可能。最大300番号までに対応し、機器ごとに使い分けることもできます。

また、365日・9~21時の専用サポートを利用できるのがうれしい点です。導入時の設定方法をはじめ、故障した際の受付など、あらゆる問い合わせに対応しています。

オフィス内の配線をすっきりとさせたい方や、通話環境を手軽に構築したい方に適しています。

【料金】

  • 初期費用:0円~、月額利用料:2,970円~、ひかり電話利用料、フレッツ光利用料、プロバイダサービス 月額利用料など

URL:https://business.ntt-east.co.jp/service/officetelephone/

uniConnect Cloud

uniConnect Cloudは、エス・アンド・アイ株式会社が提供するクラウドPBXサービスです。独自のPBX「uniConnect」を用い、月額制で利用できるのが特徴です。キャリアを問わずスマホ内線化を実現できるほか、LANに挿すだけの固定電話機を使用することが可能。全国にある主要都市の市外局番に対応しています。

月額利用料金は、契約ユーザー数に応じて変動します。申し込み後、最短3営業日から無償トライアルを開始できる気軽さがポイントです。

【料金】

  • 月額利用料金:700円~、2週間無償トライアルあり

URL:https://sandi.jp/uniconnect/cloud

スマートフォンの内線化を実現する上で注意したいポイント

スマホの内線化を実現するにあたって、いくつか注意すべき点があるので、しっかりと押さえておきましょう。

まずは、通常よりもバッテリーの消耗が早くなりがちな点です。もし、スマホのバッテリーが切れてしまえば、内線で応答することは不可となります。そのため、外出の多い営業マンなどへは、会社からモバイルバッテリーを支給するなどして、いつでも応答できる体制を整えるようにしましょう。

また、個人スマホを内線化する場合は、プライベートと仕事の区別がつきにくくなる点に注意が必要です。従業員が休日や営業時間外に電話を取ってしまうと、心理的なストレスになったり、勤怠管理上の問題が発生したりしかねません。会社側で従業員の稼働状況をしっかりと把握し、共有するなどの配慮が必要です。

個人スマホや業務用スマホの内線化を検討しよう

この記事では、スマホ内線化の概要やメリット、デメリットなどについて解説しました。実現することで、自宅や外出先など、場所にとらわれない電話応対が可能になります。

導入コストや運用コストの削減も期待できるので、従業員規模が小さい企業や、予算をあまり割けない企業などにおすすめです。一方で、通信環境に左右されやすいなどのデメリットも存在するので、よく理解したうえで導入を検討しましょう。

スマホ内線化を実現できるサービスは様々ですので、機能や価格、サポート体制などを細かくチェックし、自社に合ったものを見つけてみてください。