オフィス診断のメリットとは？出来る事やツール活用のポイントをご紹介

会社の生産性を高める上で、ソリューション導入の前にあらかじめ現状分析を行っておくことは重要です。しかしながら自社の現状分析を自主的に行うというのも難しく、ある程度客観的な知見から分析が可能な環境を整える必要があるでしょう。

そんな時に役立つのが、オフィス診断ツールの導入です。今回は、オフィス診断ツールを使って職場を分析すると、どのようなメリットがあるのかについてや、具体的な診断方法や活用のポイントについて、ご紹介します。

オフィス診断は、セキュリティーチェックの文脈でも使われますが、ここではオフィスの生産性や活用方法について調査することを指します。

オフィス空間を効率よく活用できているか、業務を妨げる要因はないか、従業員はどのようにオフィス空間を利用しているかなど、様々なポイントに着目し、さらなる有効活用を促進するものです。

オフィス診断ツールは、そんなオフィス診断を効率よく実施し、客観的なデータや調査方法に基づいて、正確に診断するためのツールです。なんとなく問題点は把握しているが、何がどう問題なのかを具体的に提示してくれるため、頼りになる存在です。

オフィス診断を実施すべき理由としては、様々な理由が考えられます。自社に当てはまるものがないか、順に見ていきましょう。

ひとつ目の理由は、現状のオフィスにおける生産性を把握するための利用です。デジタルトランスフォーメーション(DX)や生産性向上に向けて動こうとしても、まずは現在の生産性が具体的になっていなければ、何を目標に施策を投下すれば良いのかがわかりません。

オフィス診断を行うことで、現状のオフィスの生産性をスコア化したり、様々な要素を数値化できるので、どれくらいのパフォーマンスを発揮できているかが客観的に理解できるようになります。

オフィス診断を行うことで、これまで把握しきれていなかった問題を発見することもできます。

会社が抱える課題というのは、表面化しているものだけとは限りません。場合によっては潜在的なリスクが少しずつ蓄積し、いざ表面化した時には手遅れ、というケースもあります。

把握してなかった無駄な固定費の発生など、早急に対応すべき問題が見つかる場合もあるため、早い段階でオフィス診断を実施することが大切です。

会社にはすでにいくつもの問題があり、診断を行わずとも明らかである、と考えている方もいるかもしれませんが、解決するべき優先順位を把握しておくことも大切です。

なんとなく取り組みやすそうな施策からスタートさせるのも良いのですが、この場合だと早急に解消すべき問題が後回しにされ、結果的に業務効率化をスムーズに実現できない懸念もあります。

オフィス診断を実施することで、見えない課題が明らかになるだけでなく、すぐに解消できる課題や、解消すべき問題を把握することができます。適切な順番で問題を解消し、生産性の向上に努めましょう。

働き方改革の推進は、多くの企業で実践されています。しかし働き方改革もとりあえず手を動かせば良いというものでもなく、適切でない施策を実行すると、かえって現場の業務負担を悪化させてしまう可能性もあります。

あらかじめオフィス診断を実施し、働き方改革に有効の施策を把握した上で、実践に取り組むのがおすすめです。

日々のオフィス業務においては、様々なデータが蓄積されています。センシング技術や管理システムと連携することで、オフィスにおける社員の活動を記録し、有効なオフィス利用のきっかけを得ることができます。

アンケートなどとは異なり、実際の稼働状況や社員のオフィスにおける行動に基づくデータ収集であるため、信憑性も高い情報が得られます。

これらのデータを有効活用し、オフィスの生産性向上を実現しましょう。

オフィス診断を実施することによって、様々なメリットが期待できます。

ひとつ目は、DXの実現です。DXとは最新のICT技術を使った生産性向上の取り組みを指しますが、オフィス診断ツールによって問題を把握できる環境を整備することも、DXの一環です。

オフィスにおける問題を可視化することで、さらに抜本的な課題解決に向けたソリューションの投下にもつなげられます。

問題が明らかになることで無駄な施策を減らし、確実な成果につながる取り組みにだけ集中できるのは嬉しいメリットです。

オフィス診断そのものは業務効率化に直接結びつかないものの、何を改善すれば良いのかが分かるので、その後の効率化を円滑に進められます。

一つの会議でどれくらいの時間を使っているのか、どんな業務が人材を必要としているのかを数値化できるので、確実な問題解決につながります。

オフィス診断によって得られる情報は、オフィスを最大限有効に活用できる場所に改善するため利用されます。

オフィスはそこで働く社員が100%活用できてこそ価値があるものなので、彼らのパフォーマンスを低下させることは無駄につながります。

オフィス診断は、そんなオフィスにおける稼働を抑制する要因を突き止め、解消する手がかりを与えてくれます。一人一人の社員が活躍しやすい環境を整備すれば、生産性向上や退職率の低下に貢献するでしょう。

オフィス診断で社内の無駄を突き止めることで、コストパフォーマンスの向上につながります。

会議室の利用率や各フロアごとの人口密度、部署ごとの稼働率を把握し、必要以上に予算が投入されている部分を突き止め、予算を必要とする部門へリソースを転換できます。

新規に予算を確保したり、人材を集める負担も解消されるので、中長期的なコスト削減効果にも期待できます。

オフィス診断ツールを使って、具体的にどのようなことができるのでしょうか。ここではオフィス診断ツールの「EXOffice」を例に、その機能を確認しましょう。

空間稼働分析とは、センサーやシステムをもとに収集する膨大なオフィスデータを活用し、会議室稼働率、組織別稼働率、フロア密度などの分析を実施するものです。

解析結果はダッシュボード上で週単位のグラフで出力され、オフィス空間の有効性を客観的に把握できます。

また、社員に向けた満足度調査なども併せてリサーチすることで、オフィス投資の優先度を合理的に判断することが可能になります。

従業員の交流分析機能は、彼らの位置情報をもとに、誰と誰が近接していたかについてのコミュニケーションデータを生成するものです。

接近者情報や組織別出社率などを明らかにし、各社員の交流の程度を数値化できるようになります。

コミュニケーションデータに基いて、組織ネットワーク分析にかけることもできます。グラフで表示される結果を元に、オフィスレイアウトや組織配置などへ活用可能です。

カード型BLEタグ等を活用して、より詳細なデータを収集することも行えます。

オフィス内で収集した位置情報データや行動履歴、センサー情報を活用して、実施した作業そのものに注目する業務アクティビティ解析を実行できます。

オフィス空間と作業が直接紐つけられることで、空間の有用性についての分析を進められます。

オフィスにも様々な空間が役割ごとに分けられていますが、それらがどれくらい社員のパフォーマンスに影響を与え、そして活用されているかを理解できます。

従業員の場所を把握することで、それぞれの作業日報の作成にも応用が可能です。

オフィスの管理者だけでなく、従業員も自らサービスを利用し、マイページから情報を得ることが可能です。業務日報の作成や確認、勤務時間、健康情報、交流度といった各種ステータスを参考にしながら、自身の働き方を見直すきっかけを提供できます。

視覚的なグラフで表示されるため、細かな数値情報を読む必要がなく、導入してすぐ利用してもらえる使いやすさも魅力です。

オフィス診断ツールを効率よく活用するためには、以下のポイントに注意することが大切です。

ひとつ目のポイントは、オフィス診断ツールを初期の段階で実施し、他のITツール利用の参考にすることです。

仮に一通りの働き方改革やICTの導入が進んでから、オフィス診断を実施してしまうと、それらの施策が思ったほど活用できておらず、効率化につながっていないことが判明する場合もあります。

そうなると、診断ツールの結果を元に再度環境を整備し直す必要があり、二度手間の負担が発生します。

このような事態を避けるためにも、オフィス診断ツールを使った働き方改革やDXを実施する場合には、まずオフィス診断ツールを運用し、課題を明らかにしておくことをおすすめします。

オフィス診断ツールの客観的な結果に基づき、ITツールの導入などを進められるため、社内の環境移行に伴う混乱を最小限に抑えられます。

オフィス診断の結果によっては、特定の部署や社員の働き方を改善するだけでは不十分で、会社全体の抜本的な改善が求められる場合もあります。

そのため、オフィス診断ツールを最大限活用するためには、経営陣もコミットした改善施策の投入を前提とした意思決定が必要になります。

リモートワークやコワーキングスペースの活用によって、従来のようなオフィスのコストパフォーマンスは低下傾向にあるという話もあります。

診断ツールの活用を機に、オフィスのあり方を徹底的に見直すのも一つの手でしょう。

オフィス診断は一度実施すれば良いというわけではなく、定期的に実施することで価値をもたらす取り組みです。

一回目の診断結果を元に改善施策を投下し、二回目、三回目と効果測定を実施することで、改善施策が有効であるかどうかを確認できます。

幸いにも、オフィス診断ツールはオフィスの稼働状況をグラフ化して継続的に結果をアウトプットする機能が搭載されているので、二回目以降はスムーズに診断を実行することができます。

定期的に診断を行う業務が発生するとはいえ、診断によって判明した無駄な作業を解消できれば、それ以上の成果を得られるはずです。

これまでは不透明だったことも診断ツールを使うことで数値やグラフで可視化され、新たな課題として問題定期が可能になります。

EXOfficeはこのようなオフィス診断機能に加え、オフィスの在席管理やテレワーク支援サービスも提供し、会社全体のIoT化をサポートする機能を備えています。グループウェア連携機能を使って、既存システムと連携して機能を実装することも可能なので、導入のハードルも低いのが特徴です。

オフィス診断ツールの導入を検討の際には、お気軽にご相談ください。