【なぜRPA導入が必要なのか？】目的と導入の注意点を解説！

RPA導入の目的をしっかりさせ、業務自動化を狙う

RPAという言葉はよく聞くけれど、どんな目的で導入されるものなのかイマイチわからない、そんな方も多くいることでしょう。RPAとは、ロボットを使った業務自動化のことです。その必要性を、多くの企業が抱える課題とともに掘り下げていきます。また、導入の際に注意すべき点も併せて解説します。

RPAを導入する目的

RPAとは、企業の業務効率化を促進するツールです。Robotic Process Automationの略で、具体的にはロボットによる業務の自動化を意味します。定型的に繰り返し行う単純業務が自動化されます。企業にとっての導入目的は、日々の定型業務をボタン1つで自動的に実行してくれる優れものを使って、生産性を向上させることにあります。
このようなツールが日本国内でも普及し始めたのは2016年頃です。アメリカですでに主流となっていた業務効率化システムが日本に紹介される形で輸入されました。それ以来、急速に広がったのは、これまでのツールにない「新しさ」があったからです。

アプリケーションを跨いだ自動化が可能

これまでの自動化と言えば、Excelのマクロ機能を思い浮かべる人が多いでしょう。マクロは、ExcelやOfficeアプリ内でデータの自動処理を行うことはできます。しかしExcelのデータを他のアプリケーションで活用することはできません。

一方RPAはアプリを跨いだ幅広い業務で自動化することが可能となっています。これがマクロとの大きな違いです。

非エンジニアでも活用が可能

自動化する際の難易度が比較的低く、専門知識を持ったエンジニアがいなくても、現場社員の主導で導入する企業が少なくありません。

スケーラビリティが高い

AIとの連携によりさらに幅広い業務が自動化できるよう進化し続けているのも特徴です。自動化できる業務は年々広がり続けています。

総務省では、将来的にはRPAとAIによって、ソフトウェアが自律して業務の意思決定を下すようになると見込んでいます。今後、企業経営において重要な存在を担うようになるでしょう。

RPA導入の必要性

自動化導入の必要性は、日々の業務でたびたび起こる問題点を解決することにあります。例えば、以下のような話題には思い当たる節があるかもしれません。

深刻な人材不足
人間の作業によるミス
本来の業務外の雑務に追われる
一切頭を使わない誰でもできる雑務に時間を奪われ、売り上げを作るための仕事ができていない
定型業務を行うだけの人員で人件費がかさんでいる

定型業務においては、ロボットのほうが人間よりも速く、正確に、大量の処理を行うことができます。定型業務処理のほとんどはロボットが解決してくれるでしょう。

また、RPAを導入する目的は人件費削減によるコストカット、つまり守りの一手だけではありません。むしろ、定型業務をロボットに任せることで生まれた時間を生産的な業務に充てることができるようになります。これにより、売り上げを伸ばすための業務、攻めの一手に時間を活用できるようになるのです。

日々の業務に問題を抱えていて現状の改善が必要な組織では、検討する価値があるでしょう。

RPA導入にあたっての注意点

RPAは万能薬ではありません。導入にあたって特に下記のような点に注意が必要です。

自動化業務に見合ったツールの選定
自動化前の業務整理
自社メンテナンス体制の構築

以下でそれぞれについて詳しく解説します。

ツールの選定

一口にRPAと言っても、製品によって自動化できる業務やその幅には大きな違いがあります。まずは自社の業務を見直し、自動化の対象にする業務をある程度選定してから、目的に合ったツールを決定しましょう。

事前の業務整理

業務自動化に取り掛かる前に、自動化対象業務の工程を整理します。定型業務こそ、実は人によって業務プロセスがバラバラというのはよくあることです。まずはどのような手順で業務を進めるのか、社内で統一しておきましょう。明確なルールを定めておかないと、一部の人にしか扱えないロボットが作られてしまいます。

自社メンテナンス体制の構築

導入時の外注サポートは問題ないですが、運用まで外注にするのは考え物です。自動化対象業務で扱う社内システムに多少の変更があるだけでロボットの調整が必要となることもあります。その都度外部のサポート会社に連絡して修正してもらうのは非効率です。

RPAの開発や運用はそれほど難しくなく、非エンジニアでもできるのがメリットです。社内に開発・運用までできる人員を確保しておくのが理想です。

最後に

RPA導入の主な目的は業務の自動化です。これまで人が繰り返し行っていた作業を、ボタン1つでロボットに実行させることが可能です。ただしどんな業務でも自動化できるわけではありません。また、業務の内容によって最適なツールも異なります。
まずはどんな業務を自動化するのか洗い出した上で、導入を検討することをおすすめします。