企業の生産性を向上させるために行いたい業務の一つとして、DXがあります。うまく機能させるためには、いくつかのポイントを踏まえて運用していくことが大切です。DXを促進する中でのRPAの役割と導入を成功させるポイントについて見ていきましょう。

DXについてと、促進の背景

DXとはデジタルトランスフォーメーションを略したものであり、ITを効果的に利用することにより人間の生活を向上させるという概念です。ビジネスにおいては、デジタルを活用して企業を変革することにより、これまでの常識をくつがえす新しい価値を提供し、競争で優位に立つことを指します。

DXを進める目的

企業の多くがデジタルを活用した企業変革に取り組んでいるのには、2つの大きな目的があります。

ひとつは、いわゆる「2025年の崖」への対応です。現在、企業で使われているシステムの中には、2025年までにサポートが終了したり、IT人材が引退したりすることにより、リプレイスが必要となるものが多くあります。「2025年の崖」の克服は、喫緊の課題となっているのです。

2つ目の目的は、厳しいビジネス環境の下で競争力を強化することにあります。そのためには、市場の変化を読み取りすぐに対応できる即応力と、新しい価値を生み出すことのできる力が必要です。

DXを促進する過程においては、まず即応力を高める必要があります。即応力を高める取り組みには、業務プロセスの見直しや自動化による効率化が欠かせません。そこで、単純作業の業務を自動化してくれるRPAが大きな役割を果たします。

また、DXは文化を含めた企業そのものを変革する取り組みです。この点において、デジタルの活用により業務の効率化を目指すIT化とは異なります。

RPAの導入により実現できること

RPAとはオフィスで行われている単純作業をロボットにより自動化するツールです。DXを促進する中で、主に3つの役割を果たします。

業務自動化による生産性の向上

人の判断を必要としない単純作業は、自動化することが可能です。特に総務や経理などの間接部門にはこのような業務が多くあります。RPAの導入により単純作業の多くは自動化できるので、生産性が向上します。ロボットにはミスがないため、正確性が向上することも自動化のメリットです。

ITリテラシーの向上

業務を自動化する際には、業務プロセスを見直し、自動化に適した業務を洗い出す作業が必要になります。現場の担当者がこの作業を行うことにより、自動化できるもの・できないものの判別が現場内できるようになり、システムなどを担当するIT部門に任せるよりも一層効率的なツールを作成することが可能です。

また、業務作業に沿った行動をするようにRPAを設定していくときにプログラミングの専門的な知識が必要ないものも多くあります。この点はRPAの最大の特徴です。実際に業務を行っている担当者が作業内容の登録を担当することで、担当者のITリテラシーも向上しますし、業務のより大きな効率化が見込めます。

業務改善意識の醸成

これまでITツールの導入はIT部門が主導となり行わることが多く、一時的なプロジェクトで終わることも少なくありませんでした。これに対しRPAの導入や活用では業務担当者が重要な役割を担うため、現場に業務改善意識が醸成されやすくなります。業務改善の成功事例を積み重ねていくことで、課題意識を持って業務に取り組む姿勢にも繋がります。

RPAの導入を成功させるポイント

RPAの導入を成功させ、DXを推進するためには、次の3つのポイントを押さえておく必要があります。
まず、RPAの導入は業務を効率化するための「手段」であって、「目的」ではありません。目的が明確でないまま導入を進めてしまうと、ツールの導入が目的になってしまい、本来の目的である業務の効率化はもちろん、全社的なITリテラシーの向上や業務改善意識の醸成などの効果も得られなくなります。業務効率化という大きな目標に向かって、手段を有効に活用していくことが大事です。

また、一部の業務を自動化するだけでは、導入による効果は限定的なものにとどまります。全社的に自動化を進めて行くことにより、大きな効果が得られるのです。一定の部門に偏らず、全社的に自動化に適した業務を洗い出し、適した業務があれば、部門の垣根も超えて自動化を進めていきましょう。
とはいえ、進め方には工夫が必要です。一般的に、ITツールの導入はスモールスタートがよいとされています。小さく始めて部門内でノウハウを蓄積し、テストと検証を繰り返しながら、他の部門に展開していく方法です。部門をまたいだ業務も自動化できれば、より大きな効果が得られます。

業務の流れを一番よく理解しているのは、現場の担当者です。スモールスタートから全社展開まで、いずれの段階においても、現場の声を反映できる体制づくりが重要になってきます。

最後に

RPAを導入し大きな効果を上げるためには、ツールの活用に対する従業員のモチベーションを高めることが必要です。業務の効率化にとどまらず、DXの推進につなげていきましょう。

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