シナリオ作成の流れ

働き方改革が注目され、多くの企業で業務の見直しが進められるようになりました。このような流れからRPAを取り入れる企業が急速に増えています。
RPAをうまく活用できれば、業務効率の大幅な改善が可能です。しかし、RPAのシナリオ作成は計画的かつポイントを押さえて進めなければ難航しやすいことも事実です。

今回は、業務の自動化を進めるためのシナリオ作成の流れと押さえておきたいポイントを紹介します。

RPAのシナリオ作成の大まかな流れ

シナリオ作成は、大きく分けると以下の3つの工程があります。

設計工程

まずはRPAのシナリオを「設計」します。
実装とは異なり、まずは業務の流れの見える化を行い、実装の際の方針を固める段階です。
既存業務のどこまでを自動化するか検討したり、イレギュラーな対応をどのように組み込むべきか方向性を定めます。

実装工程

設計完了後、RPAソフトを使って「実装」していきます。業務フローに沿って、RPAソフトのプロセスを組み立て、枠組みを形成します。

テスト工程

実装したシナリオを「テスト」します。処理中に想定外のエラーが起きないか、実データを使って検証していきます。エラーが出れば再度修正を行います。

シナリオ作成4つの手順

フローを整理

一つ一つの手順をさらに詳しく見ていきましょう。

手順1 : 処理フローを整理

まずは自動化する業務を分解し、処理フローの整理を行います。実際にその業務を行いながら、操作する手順を書き出していくと整理しやすくなります。

またRPAで自動化する部分と人が処理する部分の住み分けも重要です。
作業範囲の広い業務を全て自動化しようとすると、エラーや例外が発生した際に広範囲の業務が滞ったり、実装の難易度が高くなったりします。

また、エラーが起きた際にどのような処理をさせるのかも、ここで検討しておきましょう。

手順2 : 使用するプロセスに当たりをつける

書き出した業務フローごとに、どのプロセスが使えそうか見当をつけていきます。
自動化したい業務にはどのようなプロセスが使用できるのか、前もって学習しておくことでスムーズに作成が進められます。

手順3 : 各処理フローにプロセスを設定

各処理フローにプロセスを設定し、シナリオを実装します。
処理の対象は曖昧ではなく具体的に定めましょう。どのボタンをクリックするのか、どの入力欄に入力させるのか明確な指定が必要です。

手順4 : ロボットをテスト

実装したロボットをテスト検証します。
テストは1回だけでは効果がありません。多くのテストデータを読ませることでファイルフォーマットの不一致などの例外が見つかり、より高精度のシナリオが作り上げられます。

RPAのシナリオ作成時のポイント4つ

シナリオ作成時のポイント4つ

作成をスムーズに進めるために意識したいポイントは主に4つあります。これから作成する方や、シナリオ作成の手順について悩んでいる場合はそれぞれ参考にしてみてください。

1. 業務手順を視覚化する

まず対象となる業務を書き出し、視覚化することが大切です。
いきなり作成画面を開いても処理に抜け漏れが起こりやすく、効果のあるロボットは作れません。実際にその業務を行いながら1つ1つ書き出していくと漏れのない処理フローが作成可能です。

2. 人とRPAの処理には違いがあることを認識しておく

人が業務を行う際の操作とRPAによる処理の違いについて知っておきましょう。特に「待機」はシナリオを作成する上で重要な要素です。

例えばインターネットの検索エンジンで何かを検索したとき、検索結果が表示されるまで人は無意識に待機をしています。しかし、RPAで処理を行う際は、意図的に「待機処理」を組み込んでおかなければ、すぐに次の処理をしようとしてエラーが出てしまいます。

RPAは人と異なり、明確に指示を与える必要があるため注意が必要です。

3. 現場の話を聞く

導入する担当者が自動化対象業務の担当者と異なる場合は、いかに現場担当者の声を拾い上げられるかが重要です。
どれだけ高性能なシナリオを作っても、現場から評価されないロボットでは、完全な業務効率化が実現できないでしょう。そのため現場の要望や、担当者が抱えている課題のヒアリングが重要です。

4. 作成後に修正や改善を行いやすくする

シナリオを作成した担当者だけがその内容を把握しているという状態は、のちのメンテナンス性を著しく低下させます。担当者が変更となってもすぐに内容を把握できるよう、各プロセスに持たせている目的や処理する対象などは、誰が見ても分かるようにコメントを付けるなどして整理しておきましょう。

最後に

今回はRPAのシナリオ作成の流れと失敗しないためのポイントをご紹介しました。
シナリオ作成にあたって「何から始めたらよいか分からない、うまく作成できない、と悩んでいる方は記事を振り返って進めてみてはいかがでしょうか。

RPAでスマートに業務を効率化し、働き方改革を実現しましょう。

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