コロナ渦により多くの企業がリモートワークを強いられ、働き方の常識が大きく変わりました。約2年が経ち、様子を見ながら外出する機会も増えてきた昨今では、リモートワークとオフィスワークの両方を取り入れる「ハイブリッドワーク」に注目が集まっています。本稿では、ハイブリッドワークとはなにか、その特徴と課題を紹介します。また、特に大きな課題になりやすいコミュニケーション方法に着目し、解決方法とおすすめツールを紹介します。
ハイブリッドワークとは？
「ハイブリッド」とは、複数の方式を組み合わせることです。これまでの働き方は、朝通勤しオフィスで働き、夕方終業して帰宅する、という方法が一般的でした。しかし、コロナウイルスの蔓延により、集団感染のリスクを低減するために外出を自粛する風潮が強まり、各企業は自宅から仕事をする「リモートワーク」という考え方が急速に広まりました。
一時期は全社員がリモートで勤務をすることを強いられていましたが、ワクチンの普及と時間の経過により、社会がコロナウイルスに適応し、徐々にフルリモートでの勤務を緩和するなど各企業が対応をはじめています。
リモートワークをすることで通勤時間を削減できたり、勤務時間をこれまで以上にフレキシブルにできたりといくつものメリットがあり、コロナ渦が落ち着いてからも継続する企業も多くみられます。
ハイブリッドワークは、リモートワークとオフィスワークの2つの働き方をどちらも取り入れて設計ことで、双方の持つメリットを活かそうという考え方です。
場所を問わずに仕事をできるようにすることで、インクルーシブな企業として認知され、福利的にも良く働き愛社性を高めるなど、インクルーシブな企業として認識されるとして注目を集めています。
フルリモートよりもハイブリッドワークの方がよい理由
フルリモートワークで業務がうまく回るのであれば、なぜオフィス勤務も取り入れてハイブリッドワークにする必要があるのでしょうか？
リモートワークは自宅や旅行先のホテルなどオフィス以外の場所で勤務します。オフィスに通勤する必要がないため、通勤にかかる交通時間と通勤費用を節約することができます。朝時間と夕方の時間をそれぞれプライベートな時間として使うことができ、家族と過ごしたり、自己学習をしたりと私生活がより豊かになります。
一方で、会社からみると、いつ誰がどのように働いているのか見えづらくなるため、勤務時間の管理がオフィス勤務に比べて難しくなります。加えて、上司や同僚と顔を合わせる機会が減るため、コミュニケーションが取りづらい状況が多く発生します。オフィス勤務をしていれば、ちょっと席まで歩いていって簡単に会話したいようなトピックでも、チャットやメールで連絡する必要があり、行動のハードルがややあがります。
ハイブリッドワークでは、リモートワークによって生まれる時間や業務効率化のメリットを取り入れた状態で、定期・不定期でオフィス勤務も取り入れることによって、コミュニケーションが取りやすい状況を作り出すことができます。
例えば、個人での作業が多い業務はリモートワークの日に自分のペースで、プロジェクトメンバーや上司と相談しながら進める必要がある業務はオフィスワークの日に必要なメンバーが集って、といったように効率よく高い生産性を保つことができます。
ハイブリッドワークで課題となる「コミュニケーション」どう解決する？
ハイブリッドワークの導入にあたっては、これまでの勤務制度や業務の性質によっていくつもの課題を解決する必要があるでしょう。その中でも共通して発生しやすい課題がコミュニケーションに関するものです。リモートワークをしている社員とオフィスワークしている社員間でのコミュニケーションだけでなく、顧客や取引先などステークホルダーとのコミュニケーションはビジネスを円滑にすすめる上で重要な要素です。
前項でも述べたとおり、特定のプロジェクトに必要なメンバーを同日にオフィスワークできるようにしたり、タスクの割り振りでリモートワークのメンバーには個人作業が多くなるようにしたりなど簡単な工夫だけでも概ね解決することができます。
加えて、ハイブリッドワークに適したツールの導入も選択肢として考えることができます。Microsoft TeamsやSlackに代表される、メッセージング機能付きのコラボレーションツールの導入は有効な解決策の1つとして考えられます。
ハイブリッドワーク企業の事例
現代を代表する企業のハイブリッドワーク企業として、本投稿ではMicrosoft社とCisco社の事例を紹介します。
Microsoft社
Microsoft社では2021年4月に、ハイブリッドワークに適応していく方針を発表しています。
同社では、従業員がよりフレキシブルに働ける環境を作るためには文化を作るためのポリシーが重要であるとして、勤務制度全体を見直しました。勤務全体の50%をリモートワーク可能にするほか、マネージャーがチームをリードし、チームや部下の生産性を高めたり、勤務状況の分析をサポートしたりするツール「Microsoft Viva Insights」を導入するなどハイブリッドワークによって発生するコミュニケーション関連の課題についてアプローチしています。
また、ハイブリッドワークを前提とした会議室デザインを取り入れてMicrosoft Teams Rooms を導入するなど、オフィス勤務においても変化を加えています。
Cisco社
Cisco社は2021年7月に、同社がハイブリッドワークを取り入れていく方針を公表しています。
同社は「仕事とは、どこに行くかではなく、何をするかである」として、場所に取られず仕事ができる環境を整えることを強調しています。どこにいても全従業員が同一品質の業務をするこが可能である状態を実現するために、最先端のテクノロジーを活用すると謳っています。その中で108の言語から英語への翻訳をする機能や、ノイズリダクション、ジェスチャー認知などの機能を持っており、同社が提供するコラボレーションツールの1つであるWebExを利用することでコミュニケーションの課題へアプローチしています。
また、セキュリティやプライバシーへの配慮も重要なポイントであるとし、クラウドサービスやネットワーク周りをセキュアにすることによって、より安心して業務ができる環境を提供すると述べています。
課題解決におすすめのツール「Microsoft Teams Rooms」をご紹介
今回は、課題解決におすすめのツールの一つとして、Microsoft Teams Roomsを紹介します。Microsoft Teams Roomsは、社内の会議室に設置することで、Microsoft Teamsを利用した会議や研修などのコラボレーションを簡単に実現することができるツールです。
Microsoft Teamsを利用可能なデバイスは、「Teamsデバイス」と呼ばれ、自宅や社内の自席に設置できる、デスクフォンやスピーカーフォン、モバイルフォンの「個人Teamsデバイス」と会議用電話や今回紹介するMicrosoft Teams Roomsなどの「共有スペース用Teamsデバイス」に分類されます。
Teams Roomsを利用することで、会議への参加がワンタッチでできるようになり、コミュニケーションを取り始めるまでに必要な手間を省くことができます。
PCやモバイルデバイスに導入しているTeamsアプリがRoomsに近づくと自動的に会議に参加できるようになったり、モバイルデバイスから動画や写真などのコンテンツを共有できたりと多くの工夫が盛り込まれています。
また、コンテンツカメラを追加することで、「どこでもホワイトボード」機能を利用することができ、働いている場所が違うことを感じさせない、インテリジェントなコラボレーションを実現可能です。
Microsoft社が取り入れているのと同様に、会議室自体をハイブリッドワーク前提のデザインに変更することで、より便利で円滑にコラボレーションを実現することも可能です。
まとめ
いかがでしたか？ハイブリッドワークを取り入れることは、ビジネスの継続性を高めるだけでなく、企業のイメージ向上にも寄与するなど広い範囲で利点があります。コミュニケーションに課題を抱えやすい欠点はありますが、ハイブリッドワークをより高品質で実現するためのツールも登場しており、今回紹介したMicrosoft Teams Roomsを含むコラボレーションツールを利用することで大きな障壁なく解決することが可能です。
自企業を魅力的に見せることは優秀な人材を確保する観点でも重要で、社員を望まない方法で働かせることはビジネスの品質低下にもつながりかねません。
既にハイブリッドワークを取り入れているがコミュニケーションに課題を感じていたり、これからハイブリッドワークの導入を進めていったりと様々な状況にある担当者の皆様は本投稿を是非参考にしてみてください。
