ハイブリッドワークを実施する上での課題・改善効果を高めるためのポイントを解説

ハイブリッドワークの導入は、オフィスワークとリモートワークの両方のメリットを得られるということで、近年多くの企業が注目しています。ただ、ハイブリッドワークには導入に伴う課題も存在するため、うまく解消しながら実現しなければなりません。

今回は、ハイブリッドワーク実施に伴う課題について紹介しながら、成功へ導くためのポイントについて、ご紹介します。

ハイブリッドワークは、従来型のオフィスワークにリモートワークを掛け合わせ、状況に応じて二つを併用するものです。リモートワークの導入は、確かに企業へ複数のメリットを提供してくれるものの、必ずしもオフィスワークより優れているとは限りません。

そこで導入が進められているのが、ハイブリッドワークという働き方です。リモートワークの導入を進めつつもオフィスワークも積極的に残すことによって、双方の優れた点を活用しようというのが狙いです。

ハイブリッドワークの実現は、導入企業に多様なメリットを与えてくれます。代表的な利点について、確認しておきましょう。

ハイブリッドワーク導入の重要なポイントが、オフィス運営のコストを削減できるという点です。従来よりもオフィスワークの割合を小さくすることで、オフィスに必要な機能を削減、縮小し、そこで発生していたコストを削減することができます。

複合機のリース台数を減らしたり、サーバーの規模を縮小したり、さらにはオフィスそのものを縮小して、家賃を抑えるということも実現可能です。東京を中心とした首都圏ではオフィス賃料の値上がりも進んでおり、家賃負担は決して無視できないポイントです。

ハイブリッドワークの実施によって、オフィスが役割を果たすために必要なスペースを削減し、スマートな企業経営を実現します。

2つ目のメリットは、オフィスをこれまで以上に有効活用できる点です。オフィスワーク主体の従来型の働き方の場合、オフィス＝働く場所という漠然とした活用方法が広く普及していたため、場合によっては費用対効果が見出せていない場合も少なくありませんでした。

ハイブリッドワークの導入によって、出社をする従業員はオフィスに来なければできない仕事をする人たちに限定されるので、オフィスの機能性を重視した活用が実現します。例えばデスクをフリーアドレスにして、従業員の数だけ部屋とデスクを用意しなくてよくなるだけでなく、広々とオフィスを活用できるようになります。

積極的にミーティングや社員とのコミュニケーションを交わすなど、対面でしか遂行できない業務にもオフィスは役割を果たせます。

ハイブリッドワークは、従業員の役割や好みに応じた働き方を実現できるため、生産性向上に役立ちます。例えば家が会社から離れていて、出社に時間を要するだけでなく、業務も会社でやる必要がない人にとっては、リモートワークで業務を進められるため、大きな生活の助けとなります。

余計な負担を負う必要がなくなるので、高いモチベーションで業務に取り組み、生産性を発揮してくれるでしょう。

また、オフィスに集まる人はオフィスに行く用事のある人に限定されるため、出社モチベーションが高く、余裕を持ってオフィスを利用することができます。無駄なくお互いに役割分担し、業務遂行を実現可能です。

その人のスキルや役割にあった働き方を実現することで、人材の定着を促し、慢性的な人材不足を回避できるようになります。また、社員の裁量が大きい働き方は、優秀な人材にとっても魅力ある仕組みです。社員を牽引できるリーダーシップを発揮できるような人物も、集まりやすい会社へと育てていくことができます。

ハイブリッドワークは多くのメリットが期待できる反面、実施に当たっては懸念すべき課題も存在します。どのようなデメリットが表れるのか、確認しておきましょう。

ハイブリッドワークは多様な働き方を促進する反面、公平なコミュニケーションが失われてしまいやすいのが問題です。

組織活動においてはお互いのコミュニケーションが非常に重要で、大きな組織となるほど申請や確認の業務も増えてくるため、迅速なレスポンスや信頼関係の醸成が求められます。

しかしリモートワークとオフィスワークの両立を目指すハイブリッドワークにおいては、オフィスにいる人同士でしかコミュニケーションが成立せず、リモートワーク組とは疎遠な関係になってしまう、あるいは確認作業の不備などが目立ってしまうこともあります。

コミュニケーションに偏りや不足が生まれないよう、仕組みづくりを進めることが重要です。

ハイブリッドワークの環境においては、従業員の管理もオフィスワーク一本の時よりも困難になります。勤怠管理をオフィスとリモート環境の両方で行う必要があり、彼らの進捗管理も目視で確認ができず、綿密なコミュニケーションによってマネジメントしなければならないためです。

また、オフィスワークの人のみ丁寧に管理しておきながら、リモートワーク組は目視で確認ができないからといって、ずさんな管理や形骸化した勤怠管理を実施してしまうケースもあり得ます。従業員の間での不公平感を招かないためにも、公平に管理できるシステムの導入が求められます。

働き方に選択肢が出てきた分、従業員の自主性に依存するあまり、かえってモチベーションが低下する場合もあります。働き方がいきなり多様化してしまうと、自身に合ったルーティンを見つけるのに時間がかかり、余計な意思決定で体力を使ってしまうためです。

普段働き慣れていない場所での労働がリモートワークでは発生しますし、オフィスの仕組みを再編すると、従来通りの働き方が実現できず、適応するまでは生産性が低下する可能性があります。

うまく彼らに合った働き方を見つけてやることも、マネジメント業務として発生するため、管理者の業務負担が大きくなるケースも考えられます。

ハイブリッドワークの導入を成功させる上では、以下の2つのポイントを押さえておくことが重要です。

1つ目のポイントは、リモート環境の充実です。ハイブリッドワークの導入によってもたらされる大きな変化が、リモートワークの実施です。自宅やサテライトオフィスなど、これまでとは異なる環境で働くことが可能となる一方、そういった環境でも仕事ができるよう調整していくことが大切です。

従業員のモチベーションをオフィスワークと同様に保つためには、仕事をするための環境を充実させる必要があります。仕事用のデスクやPCの提供、その他業務に必要な備品の貸し出しなど、オフィスを縮小した分リモート環境に予算を割くようマネジメントしましょう。

あるいは家賃補助など、従業員の私生活で増える負担を軽減するための福利厚生を充実させることも有効です。

2つ目のポイントは、コミュニケーションツールを全社的に導入することです。メールや電話を使ったコミュニケーションには限界があり、多くの不便が伴います。リモートワークとオフィスワークを両立させる上では、統一されたコミュニケーションツールの利用が重要です。あらゆる情報共有や会議、ファイル共有などを同一ツール上で実施すれば、確認漏れやコミュニケーションの希薄化を防ぐことが可能です。

ハイブリッドワークの導入によって、業務改善効果がどれくらい現れるのかはその取り組み方次第です。最後にハイブリッドワークの導入効果を最大限高めるためのポイントについて、ご紹介します。

そもそも、働き方改革の効果は長期的な取り組みの結果として表れることを前提とする必要があります。短期間でハイブリッドワーク導入の効果を期待することは難しく、導入当初は移行後の混乱などに対処する必要があるため、かえって現場の生産性は低下することが多いものです。

ただ、新システムに慣れてくると効率的な使い方が可能になるため、みるみるうちに業務改善効果が現れるようになります。適宜不便な点や改善点をチェックしながら、改善施策を投下しつつ運用すると良いでしょう。

ハイブリッドワークにおいて重要なのが、勤怠管理システムの整備です。オフィス主体の勤怠管理から脱却し、クラウド経由でPC、スマホから出勤・退勤管理ができるシステムの導入が不可欠になります。

リモートワークでもオフィスワークでも同じ条件で勤怠を管理できる仕組みを整備できれば、従業員の勤怠状況をフラットな目線で確認できます。有休取得状況や残業時間などもまとめて管理できるサービスが増えているため、人事部門の業務効率化にもつながります。

従業員のモチベーションをハイブリッドワーク導入後も維持するためには、評価制度を見直すことも重要です。オフィスで働いていても、リモートで働いていても同じ基準で評価を得られる仕組みを導入しなければ、結局評価してもらいやすい働き方を選ばざるを得なくなるので、自発的な働き方の多様化を促すことが難しくなります。

実績や勤怠記録などに基づく、客観性の高い指標をベースにした評価制度を採用し、正しい働き方改革とハイブリッドワークを実現しましょう。

ハイブリッドワークは、うまく導入できればスマートな会社として合理的な組織経営ができるだけでなく、従来よりもはるかに高い生産性を実現できる仕組みです。

自社に導入した際に懸念される課題を洗い出しておき、それらの対処方法をあらかじめ検討しておくことが、ハイブリッドワークの成功に欠かせないポイントとなります。