UiPath社のAutomation Hubは、従業員の優れたアイデアを集めて一元管理することができるコミュニケーションツールです。使い方を習得すれば、だれでも簡単に自動化候補業務の共有や仕事で必要なマニュアルの作成ができます。
RPAの導入と活用は、人材不足による問題を抱える現代企業において重要な位置を占めることになるでしょう。Automation HubにはそのRPAの活用を促進させてくれるような機能が複数あるため、機能とその使い方について見ていきましょう。
Automation Hubの便利な機能
Automation Hubは、RPAの導入体制の構築をサポートしてくれるツールです。自動化効果の試算や業務ファイルの管理・シェアなどの機能を備えています。
ROIのシミュレーション機能
管理画面では、案件を自動化することでどのような結果が得られるかという、ROIのシミュレーションが可能です。候補となったアイデアがコストの面から開発を進めるに値するか検討することができ、アイデアに優先順位をつけながら、推進チーム内で意見交換ができるようになるでしょう。
進捗管理機能
候補にあがった業務については、検討状況に応じてステータスを付けて管理することができます。まだ登録された段階ではアイデア、実装に向けて調整を行っている段階であれば審査、開発が開始された段階は開発など、出されたアイデアが現在どの段階まで進んでいるのかを一目で把握できます。
開発効率の促進
RPAを効率的に構築していくには、部品化という作業が重要です。部品化とは複数の業務で行っている動作のテンプレートのようなもので、複数のユーザーが共通して使うことで同じ動作の設定を再び行う必要がなくなります。使用するユーザーが個々に同じ目的のものを作成するとその分時間がかかったり、意図とは異なる動きになってしまったりする可能性があるものの、頻繁に使用する部品があると開発のスピードが大きく上がることでしょう。
Automation Hubでは共通の動作はRPA推進の担当者が部品化しておくことで、余分な工数をかける必要がなくなります。動画ファイルやマクロをアップロードできるため、
アイデアを従業員から集める方法
Automation Hubでは、自動化の候補となる業務を社内で共有することができます。RPAを導入するにあたっては、まず自動化をする候補業務をピックアップする必要があります。Automation Hubでは候補となる業務の登録が簡易化されており、日頃業務を担っている従業員からのリアルな意見を収集することができます。登録された案件から優先的に対応したい業務の候補を付けることも可能で、推進チーム内での共有も簡単にできます。
候補となる業務の登録手順
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- 1.従業員のアカウントで「アイデアを提出」というボタンをクリック
- 2.ツールで設定された9つの設問に回答
- 3.名称とカテゴリーの設定
- 4.作業難易度の設定
業務が定型化されているかどうかを5段階で評価するなど
- 5.マニュアル等の登録
登録した名称やカテゴリーは管理画面上で業務を検索する際にも使用できます。
業務についてはその場で自動化に適しているかどうかをツールが指標に基づいて判断してくれるため、その後のアイデア検討段階でも役立てられるでしょう。
また、こうしたアイデアを出した従業員に対してポイントを付与することも可能です。アイデアを出した、アイデアを評価したなど、評価するための軸とポイントを設定しておけば自動的にポイントを付与してくれます。ポイントによる表彰などの制度を設けると、RPAを推進するにあたっての従業員の貢献度が上がります。業務とは異なる形からのアプローチをすることで、会議などの場では出てこないような柔軟なアイデアが発見できるかもしれません。
業務のスピーディーな自動化が可能
自動化をする業務を簡単に収集し、スコア化できるAutomation Hubですが、導入することで社内のRPA化をスピーディーに進めることができるでしょう。アイデアを従業員から募集することで準備段階をスムーズにし、優先度をスコア化することで素早い意思決定が可能になります。全社展開をする際にも、情報が整理できるのもメリットです。
また、候補となる業務をツール上で募集し、管理できるため、Excelなど他のツールを使用して手動で管理する必要がありません。ツール上でどの程度自動化が進んでいるのか、自動化をした結果どのような効果が得られたのかといった点を一元管理できるので、経営陣が進捗を確認したり、推進チームがまとめて報告したりするのも用意です。
最後に
RPAを実際に稼働させ、業務を効率化させることができれば、企業のパフォーマンスは飛躍的に向上するでしょう。そのためにも、スピーディーな効率化は非常に重要です。導入する前段階で、使い方や効果を社員に周知し、現場の声を吸い上げるという工程も必要になってきます。
事前の周知と導入後の管理を丁寧に行うことで、自動化もよりスムーズに浸透させることができるはずです。
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