組織課題を解決するための根本的な手段として、業務プロセス自体の改善という方法があります。業務プロセスを可視化し、マネジメント効率を向上させるBPMツールの導入は、人材不足などの背景も相まって各企業で進められています。この記事では、BPMツール導入のメリット、及び導入のポイントについて、解説します。
BPMツールとは何か？
BPMとは「Business Process Management」の略称のことであり、日本語においては業務プロセス管理などと呼ばれています。一般に日々こなされる業務はある程度定型化されており、各ステップにおけるノウハウの蓄積が行われていますが、これらのプロセスを明文化し、ノウハウを適切に管理することがBPMであり、更なる業務効率化やコスト削減に向けたPDCAサイクル構築を実現します。
BPMツールとは、そんなBPMをより効果的に推進するためのサービスです。BPMツールを使用することによって、これまでBPMを実装したことがなくても、比較的容易に業務プロセスの改善を進められます。
ワークフローシステムとはどう違うか
BPMツールと類似したサービスとして、ワークフローシステムというものがあります。こちらは組織内での承認、及び決裁等の工程を効率化することに重点が置かれたシステムであり、組織内の意思決定を高速化する上でとても役に立ちます。一方、BPMツールの場合は、組織内の製造や営業、及び販売といった業務を効率化するためのシステムとして活用されます。
上記の両ツールは、共通の機能もあるものの、導入の目的が異なっているため、それぞれ導入目的に沿った特有の機能が備わっています。そのため、ワークフローシステムかBPMツールかの二択ではなく、業務課題を解消する上で適切なシステムを片方、若しくは両方導入することが大切です。
BPMツールを導入するメリット
BPMツールの導入によってもたらされるメリットについて具体的に見ていきましょう。
客観的に課題の発見ができる
本質的な課題発見のためには客観性のある意見や視点が不可欠となりますが、まずBPMツール導入の際に、既存の業務プロセスが明らかになるため、その過程を通して日々の業務を客観的に捉えることができます。現場で従事している時には気付き難かった不合理なプロセスや、改善の必要があるポイントなどが見つかるようになり、どこから業務改善を行えば良いのか、優先順位が明確になります。
進捗状況が可視化され、スケジュール管理が効率化する
業務プロセスが可視化されることで、リアルタイムで日々の業務の進捗状況を管理できるようになります。例えば、業務の遅れやリスケジュールが常態化しているような場合、その根本原因として、現場の進捗状況が正しく管理されておらず、業務がどれくらい進んでいるのか把握出来ていないことが挙げられます。しかし、進捗が常に可視化されるようになれば、それぞれのプロセスが完了するまでの時間を具体的に把握することができるようになり、直前でのスケジュール変更などが不要となります。また、余裕を持ってスケジュール調整をしたり、担当者のタスク配分の見直をしたりすることで、無理のないスケジュールを実現することできます。
部門間の連携体制を強化できる
BPMツールの導入は、各部門間の連携強化の改善にも繋がります。業務プロセスが客観的にあきらかになるため、どの部門にどれだけ負荷がかかっているか、部門間の負荷状況も把握できるようになります。業務配分を見直したり、その部門では扱う必要のない業務を割り出し、取り除くか若しくは別の部門へ任せることで、組織としての連携力をより向上させることができます。実際の現場の声をきちんと吸収したうえで業務効率化を進めなければ、偏った業務負担が発生する組織となりかねません。データを正しく活用するためにも、健やかに働ける環境づくりをBPMツールを使って実現しましょう。
コストの削減も実現
BPMツールを駆使して組織の人員や設備、ノウハウを把握することできるので、リソースもより最適化することができます。昨今、実際に多くの企業で人材不足が叫ばれてはいるものの、一方で業務効率化に向けた効果的な取り組みが実践できている企業はまだまだ少ないと言えます。人材不足や人件費の増加といった問題を解決するためには、自社の業務に必要なスキルを持った人材を確保し、適切な設備を設け、効率よく働いてもらう必要がありますが、それを実現するためのきっかけをBPMツールがもたらしてくれるので、結果として少数精鋭でコストパフォーマンスに優れた組織体制の構築が可能になります。BPMツールの導入自体には相応の予算が必要となりますが、長期的な観点で考えるならば企業のコスト削減に大きく貢献します。
ノウハウを共有したり、継承を効率化できる
改善が必要となる組織課題として、業務が少数のベテランに属人化しているケースが挙げられます。ベテラン社員の経験値とスキルはとても頼りになりますが、長期的な視点で捉えると彼らもいつかは引退し、第一線を退くため、彼らが持っているノウハウを継承する人材が必要です。しかし、有能な若手社員が訪れるのを漠然と待つだけでは、継承がスムーズに行えない可能性もあります。そうした場合にもBPMツールを活用することで、効果的にノウハウの継承を進めることができます。
BPMツールを使用することにって、各業務のノウハウやスキルは記録され、具体的に明文化されるので、熟練社員の個人的なスキルにとどまることなく、組織全体の知識として蓄積することができます。そのため、新入社員でもそれらのデータベースを参考にすることによって、熟練社員と同程度の経験やスキルを短期間で習得し、第一線で活躍できる可能性が高めることができます。このようにBPMツールの使用により、適切なノウハウ共有、および継承が促進され、企業の持続性をより強固にすることができます。
BPMツールの要となる３つの機能
BPMツールの主な機能は、以下の3つに分けることができます。
モデリング機能
モデリングは、業務プロセスを洗い出し、モデル化するための機能です。自社の業務フローを図表にすることにより、視覚的に誰でも簡単に業務の流れを追うことが出来ます。業務フローが明らかになっていなければ、どんな業務内容が、どんな手順で進んでいるのかを把握することができず、課題発見に結びつかないため、業務改善を進める際にはまず実施する必要があります。
BPMツールはフレームワークをユーザーに提供し、業務フローのモデル図作成をサポートします。
モニタリング機能
モニタリングは、業務フローを参考に改善を施した新しいシステムが、組織内で適正に機能しているかを監視する機能です。設計時に期待した、あるいは目標とした内容が達成されているかどうかを定期的に確認します。設定した目標が達成できていない場合、具体的にどのような点で想定とは異なる事態に陥っているのかを抽出し、改善のきっかけを示してくれます。また、逆に想定通りに設定目標が達成されている場合も、そこから更なる改善に繋げるために必要となる点をアドバイスしてくれます。
シミュレーション機能
シミュレーションは、作成した新しい業務フローが正しく機能するか、導入前にシミュレーションを実施するための機能です。既存の業務フローをもとに、改善した業務プロセスがどれくらいの導入効果があるのか、また、この改善施策でによってあらかじめ設定していた目標を達成できるのかどうかなどを事前に測定することが可能です。実際に施策を実行する前にシミュレーションができるので、比較的短期間で成果を出すうえでは欠かせない機能です。
BPMツールを導入する際のポイント
BPM施策を成功させるうえで、BPMツールの導入は欠かせません。では、実際にどのようなBPMツール選ぶべきか、また、導入の前にはどんなことを心がけるべきなのか、最後にご紹介します。
導入の目的を明確にする
率直に言えば、BPMツールの導入によって直ぐに組織的な課題がなんでも改善されるわけではありません。BPMツールの導入はあくまできっかけであり、しっかりと成果を出すためには、ツールを有効活用するノウハウと目的意識がなければなりません。冒頭でも触れたようにBPMツールにはいくつか種類があるため、自社の課題に沿った内容のツールを選択する必要があります。それで、導入する目的をあらかじめ明確にし、適切な製品を選びましょう。
課題に優先順位をつける
企業課題は、一般的に各組織で複数抱えていることがほとんどです。BPMツールを導入する際には、まず優先的に解決する必要のある課題はどんなところにあるのかを把握したうえで、それに適した製品を選ぶことが大切です。優先順位の低い課題の改善に先に取り組んでも、現場では改善効果を実感することが出来ません。実際に現場へのヒアリングも複数回実施するなどして、適切でより実行力のある課題解決を目指しましょう。
継続的に改善に取り組む
企業の組織的な課題や改善すべきポイントは、次々と現れるものであるため、一度の改善でBPMツールが不要になるということはありません。モニタリング機能等をうまく活用して、継続的に課題解決に努め、より優れた成果を目指して施策を実行しましょう。
まとめ
BPMツールは企業の抱える組織的な課題を解決するうえで、とても効果のある製品です。このツールを使いこなすためには、BPMという取り組みへの理解を深め、適切な課題設定の上で運用することが大切です。まずは社内で改善が必要などのような課題があるのか、そして、どのような目標を達成したいのかを十分考察しながら、BPMツールの導入を検討すると良いでしょう。
