在席管理はなぜ重要？テレワークにも活躍するツール導入のメリットをご紹介

新型コロナの影響や働き方改革の推進によって、テレワークの実施が各企業で進められています。

これまでオフィスに出社しての業務遂行が定型化していた場合、業務体制の移行に伴うトラブルなども頻発してしまうものです。

中でも、問題となりやすいのが各社員のステータス管理です。今回は社員を適切に管理するのに役立つ在席管理ツールが、なぜ重要なのか、どんなメリットがあるかについて、ご紹介します。

在席管理とは、社員が現在、どこで何をしているかを把握し、適切なマネジメントを行うものです。

一人一人に会社のデスクがあてがわれている仕組みの場合、各社員が在席しているかどうかを把握するのはとても簡単でした。しかし、社内のデスクをフリーアドレスへと切り替えたり、テレワークの導入を進めたことで、今までのように目視で社員の在席状況を確認することは困難になっています。

在席管理ツールは、そんな社員の管理体制を改善し、目視に頼らずとも的確にステータスを管理できるよう促してくれるサービスです。

在席管理ツールは、従業員の状況を把握するのに役立つサービスです。在席管理をわざわざツールを導入してまで効率化するべき理由は、どんなところにあるのでしょうか。

一つ目は、勤怠管理の一環としての在席管理です。従業員の出社状況については勤怠管理システムによって記録するのが一般的ですが、感覚的に出社状況を把握する上では、在席状況を確認してその日のプランを考えていく方がスムーズです。

丁寧な在席管理は、その日の進捗計画を構築する上でも役に立ちます。社員の在席状況を一目で把握できれば、誰が出社していて、休んでいるのかがわかるので、誰にどんな指示を送るべきかの参考になります。

在席管理が曖昧だと、頼み事をしたい社員がその日稼働できる環境にあるかを確認するためにコンタクトを取らなければならず、余計な業務と時間的負担が発生します。

仮にその社員が休みだった場合、休み中に仕事の連絡をさせるというのも負担の大きな話なので、最適な方法であるとは言えません。在席管理ツールがあれば、このような負担を回避することが可能です。

社員の在席ステータスを把握できれば、情報共有も円滑に行うことができます。オフィスに出社していて、デスクに在席していることがあれば気軽に声もかけられますが、目の前にいなかったり、テレワークを実施している場合はそうもいきません。

外出先で顧客対応を行っていたり、別の会議に参加していたり、家で重要な案件に追われていたりと、様々な可能性も考えられます。

特に、すぐに返答が欲しい場合にはその人の回答環境が整っていることを確認しなければならないため、すぐに返事ができるかどうかの確認作業から始めなければなりません。

在席管理の環境を整備しておくことで、このような情報共有やコミュニケーションにおける負担を軽減してくれる効果が期待できます。

在席管理ツールの導入によって、いくつものメリットが期待できます。順に確認していきましょう。

上でも少し触れましたが、在席管理ツールはコミュニケーションの活性化に役立ちます。

社員のステータスを一目で把握できるので、連絡が取れる人・取れない人の判別をその場で行えます。社員とのやり取りで発生するコストを削減できるので、在席管理ツールの導入が業務効率化へ直結することもあるでしょう。

また、「この人に今連絡してもいいのかな」という心理的なハードルも、ステータス表示によって解消されるので、気軽に質問や情報共有を実施することも可能です。

テレワーク環境で失われがちな、社内コミュニケーションの維持に活躍するでしょう。

在席管理ツールを使えば、今、社員が在席中か、離席中かを把握できるだけでなく、現在地の特定も行えます。

デスクを外している社員がいる場合、仕事で席を外しているのか、休憩中なのか、テレワーク中なのかを把握することは難しいものです。

在席管理ツールを使って現在地情報を取得できれば、社内にいるのか、別のオフィスにいるのか、はたまた自宅にいるのかを判別できるため、その人に最適な連絡手段でコンタクトをとることが可能です。休憩中で外出している場合や、会議中で会議室に行っていることがわかれば、後で連絡をすれば良いと判断でき、業務に支障をきたすことはありません。スケジュールをその時々で最適化し、トラブルの発生を最小限に抑えられます。

在席管理ツールを導入することで、働き方改革そのものを進めるきっかけにもなります。

フリーアドレスのデスクを導入したり、テレワークの実施など、今まで勤怠管理や在席管理の都合から実践できなかった取り組みを、これを機に進められるでしょう。

一極集中の従来型のオフィスではなく、ワークスペースを分散させ、社員の生活や安全に配慮した働き方を実現可能です。

在席管理ツールを使い、社員の状況を一目で把握できれば、話しかけやすくなるだけでなく、共に働いているという安心感を醸成するのにも役立ちます。

テレワークの実施は確かな効果も期待できる反面、チーム単位で業務を進める場合など、密なコミュニケーションや連帯感が求められるシーンでは孤独感や働きにくさをもたらしてしまいかねません。こういったメンタル面でのデメリットを、在席管理ツールは和らげてくれる成果も期待できます。

社員同士の関係値が高まっている場合、同僚や上司と働けているんだという実感が、社員のモチベーションを高めてくれる効果があるでしょう。

在席管理ツールを使用した場合、どんな機能を利用できるのでしょうか。ここでは代表的な機能をご紹介します。

在席管理ツールは単にステータスの確認に使うだけでなく、社員情報を活用した様々な機能に応用が効きます。

例えば、在席中の社員を確認するだけでなく、座席情報の確認にも活用できます。そのデスクに在席している社員の名前や所属部署など、属性情報を表示させられます。

また、社員の名前やIDを検索して、その人が今どこの座席に座っているのかを確認したり、座席の予約を進めることも可能です。

オフラインでのスケジュール確認や在席管理に活躍していたホワイトボードも、在席管理ツールへ移行することで、オンライン利用が可能です。

メンバーの予定確認を一覧で表示したり、取り次ぎのメッセージを残したりなど、ホワイトボードで行っていた作業の多くは在席管理ツールで実施できます。

オンラインで利用できるということで、一つのオフィスに固まって業務を遂行する必要はなくなり、テレワークの推進にも役立つでしょう。

個人の在席管理だけでなく、多人数で使う施設の管理にも活用ができます。会議に参加している社員の確認や、予約状況の管理などを行えるので、会社設備の効率的な運用にもつながります。

さらに、在席管理ツールの導入によって得られた利用データは、施設の利用率や予約率などを蓄積し、分析にかけることが可能です。

より利便性が高く、使いやすい施設への改善を促進できます。

在席管理ツールの導入は、そのままテレワーク支援に活用できます。ツールそのものはデスクトップからの利用はもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからの利用に対応している製品も存在します。

社用のスマホやラップトップからアクセスし、外出先からステータスを更新したり、ホワイトボードを更新したりといった使い方もできるので、より多様な働き方や業務の効率化を実現します。

効率的な在席管理ツールを導入するためには、どのように選べば良いのでしょうか。ツール導入の際の選び方について、ご紹介します。

在席管理ツールの導入はあくまでも手段であるため、まずは目的を明確にする必要があります。社員間のコミュニケーションを円滑にしたいのか、進捗管理を効率化したいのか、テレワークを推進したいのかなど、このツールを使って解消できる問題は様々です。

一方、ツールによって搭載している機能や強みとしている部分は異なるため、なんでも導入すれば必ず成功するというものでもありません。在席管理ツールを使って、どのような組織を実現したいのかを把握し、ツール選びを進めることが大切です。

目的達成の道のりまで、どのような課題が存在しているのかを検討することも大切です。コミュニケーションの円滑化を図るといっても、何が問題で対話が滞っているのかは状況によって異なります。

連絡ツールが不十分なのか、ステータスが不明だからなのか、問題の原因を把握し、適切なソリューションとなりうるツールの導入が求められます。

期待値が大きく、ポテンシャルの優れるツールであってもいきなり全社的な運用は控えるべきでしょう。

万が一システムの利用に伴うトラブルが起きた場合、会社機能がストップする可能性もあります。在席管理ツール導入時は、まず部署内やチーム内での導入から初め、うまくいきそうであれば徐々に運用規模を拡大していくことが大切です。

最後に、実際のテレワーク現場で活躍する在席管理ツールの一例をご紹介します。

ZAiSEKIは、ホワイトボードのオンライン利用と在席管理の効率化を実現してくれるサービスです。
豊富なスケジュール管理機能やスタッフの在席確認機能を特徴としており、社員間の連携を高めてくれます。
大手企業での導入実績も豊富で、6,000社を超える導入件数を誇ります。

公式サイト：https://zaiseki.jp/

在席管理ツールは基本的に有料ですが、irucaのように無料で利用できるツールも存在します。
こちらは基本機能の利用を無料で行えるだけでなく、ユーザーログインを行う必要もないというのが特徴のツールです。
シンプルなステータス画面と利用ハードルの低さを兼ね備えているので、初めてのツール導入にも最適です。

公式サイト：https://iruca.co/

ここまで、在席管理ツールの必要性や、そのメリットについてご紹介してきました。多様な働き方の推進が行われる中、社員を管理する機能の必要性も高まっています。在席管理ツールを有効活用し、会社機能のアップデートを進めていくことをおすすめします。

在席管理ツールであるEXOfficeは、社員のステータス管理だけでなく、ホテリング機能や、会社施設の管理、テレワーク支援のほか、組織間交流分析や場所毎の滞在分析をはじめとするオフィス診断機能まで、包括的に対応が可能なサービスに仕上がっています。

スマートフォンや各種センサーとの連携機能にも優れており、拡張性にも優れます。在席管理ツールをお探しの際は、お気軽にご相談ください。