業務改善の前に必ずやるべき事とは？
業務改善には、まず、現状業務のどこに問題があるのかがわからないと改善できません。そのためには、現状業務を見える化して、問題を洗い出すことが必要です。
現状業務の見える化とは、図のような業務プロセス図を作成し、業務の流れや業務の担当者を「見える化」することを指します。
この資料をもとに、問題の洗い出しや改善案の策定を行い業務改善に繋げます。
業務プロセス図
「業務の見える化」のメリット
「業務の見える化」には、以下のようなメリットがあります。
- 現状業務に対する共通認識から議論の活性化
各部門の業務内容や役割といった、議論の前提となる現状業務への認識を合わせることができます。
部門同士の相互理解が進むことで、本質的な議論がしやすくなります。
- 問題が洗い出しやすい
いつ、だれが、何をするのかが明確になることで、業務が俯瞰でき、現状業務のどこに問題があるのかに気づきやすくなります。
- 合意形成が得やすい
様々な部門の関係者が参加する場において、口頭だけで議論を進めようとすると、認識を合わせるために時間を要するケースが数多く起こります。
業務の流れを視覚的に表現した業務プロセス図をベースに議論することで、関係者の理解を促し、合意形成までの時間を短縮できます。
次に業務改善の効果を最大化させるための進め方を解説いたします。
効果を最大化させるための進め方とは？
業務改善の効果を最大化させるには、まず最初に行う「業務プロセス分析」で３つのステップを踏むことをお勧めしています。今回は、この中の「②課題の把握」について詳しく説明します。
解決すべき課題の優先順位を決める為のポイント
「②課題の把握」では、「①現状（AsIs）の見える化」で抽出した数多くの問題を「システム」「業務プロセス」「ルール」などの視点で分類し原因を分析後、解決すべき課題の優先順位を決めていきます。「業務プロセス」に分類した問題のうち、業務上のボトルネックがある、手戻りが多い、所要時間がかかるなどの問題には定量分析を使い、どこに原因があるのかを探ることがポイントです。
定量分析は以下の３つのステップで進めます。
「１．全体業務量の把握」では分析対象業務における各作業の年間所要時間を算出します。
「２．特性分析」ではビジネス上の価値があるかなどの観点で各作業の仕分け・特性分析を行い、無駄が含まれる作業種別（承認・決済、データ登録・変換 など）を見つけ出します。
「３．改善対象の特定」では「２．特性分析」の分析結果をもとに、無駄が含まれるものが多い作業種別に対して問題を深堀し、課題を明確にします。
いかがでしたでしょうか？業務改善には、まず、現状業務のどこに問題があるのかを見つける必要性があります。そのためには、現状業務を見える化して、問題を洗い出すことが大切です。また、抽出した数多くの問題を「システム」「業務プロセス」「ルール」などの視点で分類し原因を分析後、解決すべき課題の優先順位を決めていくことも重要となります。
