具体例から見る、経理部門へのRPAの導入効果

RPAの強みを生かせる分野

RPAは、単純作業や同一の決まった手順を繰り返す仕事の効率化に強みを発揮します。そのため、定型的な作業の多い事務仕事は自動化を検討しやすく、特に経理部門などは大きな改善効果が期待できる部門として注目されています。
RPAを導入すれば、定型作業に多くの時間をかける必要がなくなります。経理部門では月末月初や期末などに稼働がかかる傾向もあるものの、マンパワーで対応していた業務もRPAを使うことで数名の人員で対応可能になるかもしれません。この記事では、経理部門で導入する際にはどういった活用法があるのか、具体的な分野や事例について解説します。

RPAの強みを生かせる分野

RPAを導入することによって、経理関連の部署にはどのような変化が現れるのでしょうか。具体的な分野や作業について見てみましょう。

■RPAを生かせる分野や作業一覧
・ヒューマンエラーが起きやすい分野
・データ入力
・指定されたファイルを抽出する
・確認作業に多くの人員が必要な分野

どれも単純作業ながら、正確を期する重要な作業に直結しています。ロボットの場合人間のように労働時間に縛りもないため、日時さえ指定すれば深夜でも作業は可能です。期限がある処理をさせるのも効果的と言えるでしょう。
では、これらの分野にどのようにRPAを活かしていけば良いでしょうか。

会計部門

会計部門では、給与管理をはじめ税金計算や財務諸表の作成など、対象情報を参照しながら一定の入力作業が必要です。RPAの導入によって給与明細書の作成や法人税の計算、財務諸表の作成といった計算・入力作業をすべて自動化できます。

データ入力作業

経理関連の部署で管理している顧客情報をもとにテレアポリストを作成する場合、電話番号や住所などの情報を手入力するのは大変な労力と時間を要します。しかし入力情報が決まっているのであれば、自動的にテレアポリストの作成が可能です。

メールの送受信

事業に興味をもってくれた方に対し、メールを使って資料を送付している方も多いのではないでしょうか。その際に資料送付に伴うメールの送受信を自動化や、該当メールを対象部署へと自動的に送信することができます。

RPAを導入することで経理部門の効率化が図れる

実際の業務を元に効率化によって得られる変化を見ていきましょう。

伝票の入力・処理

数百や数千件にも上る伝票入力業務でも、RPAを使えばすべて自動的に入力可能です。これにより、入力業務にかかる時間や人件費の大幅な削減につながります。
RPAにはOCRという手書きの文字を読み取ることのできるツールと連携させて使えるものもあります。これを活用することで、手書きの伝票であっても自動で読み取って処理させることが可能です。

スタッフの交通費を計算する

交通費の計算は、出発駅や到着駅、経路検索などをもとに正確な数字を確認する必要があり、非常に細かく労力を使う仕事です。RPAを利用すれば、自動でリストアップや経路検索、確認作業が進みます。問題がなければ自動的に支払処理もでき、大幅な作業の効率化が実現します。

知りたい情報が記された帳票を作成する

経理部門では、決済に関する固有情報を常に管理しておく必要があります。たとえば「〇月のA社の決済情報を抽出する」という作業も、RPAを使うことで対象項目から決済情報だけを抽出することが可能です。これまでは複数の帳票を照らし合わせて確認していた工数を削減できます。

RPAは経理部門で導入すると非常に役立つ便利なツール

経理部門で力を発揮するRPA

RPAは非常に便利なツールですが、導入前にはしっかりとした下準備が必要になります。ここで、実際に導入する際に必要な作業についてご説明します。

業務の洗い出しを行う

まずは、部署内で行っている業務の洗い出しからはじめましょう。経理部門であれば、おおよそ以下のような作業が考えられます。

・現金の出納管理
・伝票管理
・給与計算
・交通費計算
・預金計算
・取引先管理
・日次管理
・年次計算
・決算書の作成
・法人税の計算

このほかにも1年間でどのような仕事が発生しているのかを知ることで、自動化・効率化に向けて動き出しやすくなります。業務を分けている場合には誰がどのような作業を対応しているかもあわせて確認しましょう。

自動化できる作業を抽出する

部署内で発生している仕事が明確化できたら、どの仕事なら自動化できるのか、自動化しやすい作業を抽出していきましょう。
中には上司や取引先への最終確認が必要な書類の作成など人による承認作業が必要な業務もあるかもしれませんが、それらはおのずと自動化の難易度も上がるでしょう。したがって、自動化するためのフローが明確になる業務から導入することが成功のポイントとなります。

他社の成功事例を確認する

はじめのうちは、自動化のアイデアがなかなか見つからないと感じるかもしれません。その場合、他社の成功事例をリサーチしてみましょう。たとえば、売上の再入力や予算編成など、さまざまな使い方があることがわかります。自社の導入に向けて非常に参考になるでしょう。

最後に

経理関連の部署は手順の決まった業務が多く、RPAを導入しやすい部署といえます。
導入の際は一気に社内業務を自動化しようとするのではなく、簡単なものから着手して確実に成功体験を積むことが大切です。ピックアップした業務の中でも優先順位を付けて順次対応を進めていくと良いでしょう。自動化できる部分とできない部分を分けて考えることが自動化を成功に導くポイントです。