進む企業のテレワーク導入。RPAで生産性を維持・向上しよう

働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、テレワークの導入が急速に進められています。多くの企業にとって、新しい働き方へ切り替えながら生産性を維持・向上させることが重要な経営課題と位置づけられるようになってきました。
このような状況下で、今までの働き方を見直し、業務の効率化を進める手段として、RPAが注目されています。ここでは、その背景と問題の所在、また今後の展望を紹介します。

テレワークへの切り替えで、RPAに注目が集まる背景

働き方改革や新型コロナウイルスの蔓延などにより、日本においてはテレワークの導入が急速に進められています。一方で、多くの企業が2つの大きな壁に直面し、テレワーク導入に慎重な態度を見せているというのも現実です。

オフィスでしかできない仕事がある

外部からはアクセスできないシステムを活用した仕事や、専門機器が必要といった、オフィスにいなければ完結できない業務がある

既存業務のやり方に固執する慣習

仕事はオフィスでやるべきという慣習に固執してしまう考え方で、同僚や上司の理解が得られないという企業風土や社員意識

この2つの壁を取り除くための有効な手段として期待されているのがRPAを活用した、ソフトウェアを使って定型的な作業を自動化する取り組みです。人がしていた作業を自動化し、人の代わりにロボットが業務を執り行いオフィス業務を補完するというものです。

一般的に、定型作業の自動化は、3つの大きな効果をもたらします。

・人為的ミスの削減
人の手を介さずに作業が進むことで、操作ミスなどの人為的なミスが削減される
・人件費の削減
人がいなくても進む作業が増えるため、人件費を抑えることができる
・作業スピードが速くなる
自動化された作業は処理時間が短くなるため、作業スピードが速くなる

このように生産を向上させるとともに、業務を自動化することによって業務の変更に対する精神的なハードルを下げる効果を期待できます。

テレワーク下でのRPA導入は3割程度、今後の活用には課題も

人材サービスなどを展開しているヒューマンリソシア株式会社の調査によると、通常業務でRPAを導入している企業のうち、テレワークでも「通常通りRPAを利用している」企業は31.6%にとどまっていることがわかりました。「環境が整い次第利用予定」としている企業は14.0%となっており、それらを含めた上でも半数以上の企業がテレワーク下では利用できていない厳しい状況が浮き彫りになっています。
引用元：ヒューマンリソシア「コロナ状況下におけるRPA活用に関する実態調査」より
https://www.athuman.com/news/2020/2197/

「環境が整備できず利用していない」という回答が40.4%だったことからも、多くの企業が環境づくりに問題を抱えていることがわかります。

では、なぜRPAが導入できないのでしょうか。企業が導入するために解決しなければならない課題には次の3つのような項目が挙げられます。

・活用を促進するための人材育成が困難
社外のイベントや研修に参加できないため、社内で活用できる人材の育成が進まない
・外部ベンダーとの連携が困難
社内に外部ベンダーを受け入れられないため、環境構築やツールの設定を依頼できない
・予算の削減
新型コロナウイルスの影響による業績悪化により、IT関連ツールの導入予算が削減されている

これらの課題を解決しなければ今後の活用も難しいと判断されるかもしれません。

テレワーク下でのRPA導入に必要な事とは

テレワーク下でのRPA導入に必要な事

企業がテレワーク下でRPA導入を進めるためには、以下のような動きが必要です。

人材育成

ロボットの作成自体は簡易化されているツールもあり、専門の知識を持っていなくとも対応できることが多くなっています。しかし、ロボットの作成には、ツールに関する知識だけでなく、必要に応じて業務の流れを整理し、作業の一部を定型的な作業に落とし込む能力も必要とされます。また、稼働中のロボットについてもエラーや障害などの問題が発生した時に迅速に対応できる人材も必要不可欠です。作成、運用管理どちらにおいてもある程度円滑に進めるためには複数の専門スタッフを育成する必要があるということです。

環境構築

テレワークでRPAを活用する場合、利用する従業員がオフィスと同じように使える環境づくりが必要不可欠です。例えばロボットを実行する端末に社外からリモートアクセスする環境です。新型コロナウイルスなどの影響により、そのような環境を構築できる社外ベンダーの受け入れが難しくなっています。また、セキュリティの問題や社内規定などのポリシー上の問題から環境構築をためらっているケースも見られます。

準備不足のままテレワークを開始してしまい、新たな人材育成や環境構築ができずにいるケースも出てきています。

しかし近頃では、オンラインによるサポートのような新たな取り組みが始められています。中でも注目を集めているのが、ベンダーの活用やクラウド型のツールです。

・ベンダーの活用
来社でのサポートができなくなる対策としてリモートでのサポートを進めているところもあり、社内で作ったロボットをリモートで確認してもらうことができる
・クラウド型のツール
インターネット環境から接続できるため、特定のPCでしか使えないオンプレミス型のツールと比べ、社内のPCに接続する専用の環境を準備する必要がない

現在オンプレミス型の場合は社外での活用が難しいため、クラウド型を並行して運用しようとする企業も増えています。

最後に

テレワークで直接のやり取りができないからこそ、RPAを用いてオンライン上での処理を進められると、相互間のチェックなどもスムーズになります。しかしながら、先に述べた人材育成や環境構築が必要になるため、その導入率は3割程度となっています。
まずはオンライン上でベンダーを活用しつつ社内での人材育成を行い、社内で活用できる環境を整えていきましょう。テレワークでもRPAを活用できるようにすることで、業務のより一層の効率化が見込めます。