RPA導入事例 vol.9：UiPath+AI-OCR、RPAを味方につけた戦略が成功を生んだ導入事例

情報通信業の導入事例

情報通信業のA社はUiPathを初導入時、年間60,000時間以上の節約と30%のコスト削減を実現させました。その成功を受け、さらにAI-OCRでの紙の請求書を電子化することでデジタル化された業務フローの構築を試み、これまで多くの組織や企業がなし得ることができずに抱えてきた、莫大な量の事務処理の悩みの半数以上を自動化することに成功させることができました。これらを成功へ導いたUiPathの導入事例を見ていきましょう。

紙媒体業務をデジタル化へシフトするための導入事例

UiPathを導入することにより、デジタルトランスフォーメーションを成功へと導いた情報通信業A社は、その導入事例をもとに更なるデジタル化を進めていくこととしました。顧客企業への貢献とサービスの向上、また経営していく上での課題の解決を求めて、会社を挙げてのデジタルトランスフォーメーション化を推進しています。先のUiPath導入による実績は大きく、その成功事例に追随するべく次の課題となる調達オペレーションの高効率化に向けてどう対処すべきか様々な試作を繰り返し、UiPath自動化の第2段階となる次のプロジェクトの構築を完了しました。
情報通信業A社で行われている物品や役務の調達はあわせて年間約7万件、そして総数21万件の支払い処理を行う必要がありました。そのうち大口サプライヤーを中心として400社以上が電子的取引を可能にしたものの、大半は紙の請求書での取引が主流となっていました。
このアナログな取引にかかる時間とコストを削減することと、紙の請求書の処理だけでなく、その前後に関わる事務的な作業を一貫してデジタル化する仕組みにできないかという大きなテーマを掲げて様々な可能性を模索しました。

自動化向上に拍車をかけるABBYY社FlexiCapture®とUiPathの連携

ツール同士の連携

UiPathは取り扱い数が膨大で、自動化によって大きな成果が見込まれる業務に導入されることによりその力を発揮、効果は明確となります。時間と労力がかかっていた紙の請求書処理がUiPathの導入により見積もりをはじめ契約、そして請求に至るまで一貫したデジタル処理によって行うことができれば、これまでそれにかかっていたコストが大幅にダウンすることは十分に見込まれました。そして調達オペレーションのサプライヤー連携と社内での調達プロセスを一貫して管理するというこの2つを同時に実現化させていくことは、完全データフロースルー化への移行する方向へベクトルが向くこととなるでしょう。目指すフロースルー化のためにUiPathと連携するAI-OCRは、様々なAI-OCR製品の中からABBYY社のFlexiCapture®が採用されました。理由として、AI-OCRソリューションは紙や画像、PDFの資料をシステムで扱えるデータへと高精度に変換することから、多言語への対応やドキュメント認識・分類の精度も高いABBYY社製は最適であるとし、また、コネクタの利用でUiPathと連携し自動化されたワークフローを容易にかつ短期間に構築することが可能といった点が高く評価されました。これによりUiPathだけでは処理しきれなかった請求書の金額や契約IDの登録にかかる手間を、スムーズにクリアにできるのではないかと期待が寄せられます。
しかし、1,000社を大きく超える紙の請求書を利用するサプライヤーを相手に、すべての異なる請求書のフォーマットへの対応は難しく、結果的には上位30社30,000件からの適応という手段を取らざるを得ないのでした。

UiPathとFlexiCaptureの連携による大きな結果

人的リソースを含めた効率化

UiPathとFlexiCaptureとの連携プレーは、FlexiCaptureによってPDF化された紙の請求書をからデータ作成、データ化が正しくされているかをスタッフの目によってチェック、CSVファイルを出力します。そのCSVをUiPath Orchestratorが自動格納、そしてスケジューラーやスタッフからの指示でUiPathによるRPAの自動化プロセスを実行するという手順で進みます。UiPath OrchestratorはUiPath Robotやシナリオなど複数のツールを統合的に管理することができます。また、スケジュール通りに自動実行・無人運用を容易に行うことができ、キュー利用することで、さらに大量のデータを複雑なシナリオに沿って作業を実行させていくといった、高速でありながらミスすることもない、高効率なプログラムをこなすことができる特徴があります。
難問であった紙の請求書の処理は、自動化の第2段階とされるUiPathとFlexiCaptureの連携による自動化プロセスにより、約30,000件の自動化と年間4,000時間を超える工数削減を現実のものとすることができました。前段階でのUiPath導入時に達成した60,000時間と合わせると相当数の労力と時間とコストの削減を達成したことになります。

最後に

AI-OCRとRPAの連携ソリューションによりデジタルトランスフォーメーションへの大きな皮切りとなった自動化プロセスに成功し、大きな成果を挙げることができたという導入事例のひとつとなりました。この大きな結果はプロセス構築に携わるスタッフの自信と次なるステップへのモチベーションにも大きく貢献することでしょう。変わりゆく時代のスピードに伴ってRPAを生かしうまく連携することで形成される、今後の企業の新しいかたちにも期待せずにはいられません。