RPA導入事例 vol.8：主力業務に注力するためのRPAの導入

RPAの導入事例

A社は接客を中心とするサービス業です。しかしそれ以外の事務作業はどうしても発生し、本来の接客に掛けるべき時間を圧迫することになります。そこでRPAを導入することによって事務作業の圧縮を行い、より接客に集中できる体制を整えています。
サービス業におけるRPAのメリットと導入事例を紹介します。

メイン業務に注力するのためのRPAの導入事例

A社はこれまで娯楽産業を通じて社会に喜びを提供していました。しかし近年の社会の変化に伴う顧客の減少や、法改正等によって新たな舵取りが必要な時代となってきたのです。更に今後は少子化の影響で従業員の確保も難しくなっていくことが予想されています。そこで、本業である接客に力を注ぐための試みとして、各店舗の運営の効率化が考えられるようになってきたのです。
こうした中でRPAを利用した業務の削減を検討するようになりました。各店舗は立地条件や提供サービスによって様々な形態がありますが、最低条件として従業員が接客に注力できるようにその他の業務を効率化することを第一目標とし、業務時間を圧迫する事務作業の負担を軽減するためにRPAが選ばれたのです。
当時RPAの採用を決定した幹部は他社での導入事例を偶然知り、裏方業務の効率化に有効だと導入事例から判断して選定を開始しました。

RPA導入による事務作業の集約と効率化

事務作業の集約と効率化

RPAの導入にあたってA社がまず考えたのはどの会社の製品を使用するかということでした。その段階では業務を効率化するという大前提はあるものの、RPAによって何を行うかなど細かなところまでは決まっていない状態でした。そのためかなり広範囲の処理を対象にした上で、様々な製品を比較検討したのです。UiPathを採用するにあたって、特に重要とされた項目はプログラムの組やすさと国内におけるサポート体制です。UiPathのツールはプログラミングのしやすさはもちろん、視覚的、直感的に作業の流れが把握しやすいことと、価格的にバランスが取れていた点が決め手となりました。

正式な導入に先駆けた検証では、まずどの業務をRPA化していくかを洗い出します。すべての事務作業の中から、RPAで実行させることに適しており、何度も繰り返し行う作業であるものを抜粋していきます。また、A社の場合は万が一システム上のトラブルが発生して作業が中断した場合の事も考慮の対象でした。もしもの時にも重大な被害には繋がらない業務であるという点も注視したのです。

RPAの導入による相乗効果

正式な導入に至った後は、それぞれの店舗単位で行われていた事務作業を本社に移管して一本化しました。これによって接客以外の店舗の負担は大幅に軽減されます。そして店舗における事務作業が削減された事は、社員のモチベーションアップに繋がりました。元々人と接することが好きで、接客の仕事を希望していた社員は事務作業に対してストレスを感じていたのです。多くの事務作業が本社に一本化され、各店舗では本来の接客に割り振れる時間が大きくなることは、社員の仕事に対する満足度を引き上げる結果となりました。それは従業員の定着や接客態度の向上など、店舗の運営上でも大きなメリットを生み出しています。

もちろん、単純に各店舗の事務作業を本社で肩代わりするのであれば、本社の負担は非常に大きなものとなります。
しかし、検証に基づいて選定した作業を自動化することによって、作業時間は大幅に削減されました。これまで各店舗のデータをまとめるためには事前準備のために時間外での作業を行っていましたが、自動化することによってそれも不要になりました。
もうひとつ、RPAの導入によって特に大きな効果が現れたのが店舗で利用する賞品管理です。これまで賞品の確認には複数名が一定期間掛り切りになり、商品数も絞らざるを得ませんでした。それがRPAの導入により、早く正確に、しかも10倍以上のアイテムを確認することができるようになったのです。

現在A社では20のロボット開発が行われており、導入の検討から2年余りで店舗においては年間約10,000時間、全社で見ても14,000時間が削減されています。

最後に

すでにRPAの様々な効果を実感しているA社ですが、将来的にはより多くの分野で活用できる道を模索しています。今回の導入事例による効果を見て、対象となっていない店舗や部署でもRPAが希望されるようになっており、早い段階での全店舗導入が望まれているのです。現在は本社の目の届く範囲だけで活用されているRPAですが、全店で導入するに当たってはロボットの管理体制の構築が急務となります。それに対してA社が視野に入れているのは、UiPath社のRPA管理システムOrchestratorの採用です。明確なルール作りと新しい管理システムの併用で、より広い範囲でのRPA活用が実現することを期待しています。