Microsoft Teams Roomsの導入で何ができる？運用前に知っておきたい機能について

オンラインでの非対面コミュニケーションは、今やビジネスにおける新しいスタンダードとして広く受け入れられるようになってきました。ただ、オフラインでなくとも顔を見ながら会話ができるWeb会議は、非常に便利な反面、オフラインとは異なる環境ということもあり、ユーザーに物足りなさを覚えさせるケースも少なくありません。

そんな課題を解消するべく、Microsoftが自ら提供しているのが、Teams Roomsと呼ばれる新しい会議ツールです。今回はMicrosoft Teams Roomsの導入によって、どのようなことが実現するのかについて、ご紹介していきます。

Microsoft Teams Roomsは、Microsoftが提供するオンライン会議ツールの一種です。同社はこれまでTeamsというWeb会議ツールを提供してきましたが、Teams RoomsはTeamsをベースとしながら、非対面コミュニケーションも視野に入れた運用が可能となるよう設計されています。

Teamsは無料で提供されているコミュニケーションツールで、安定性や通信品質にも優れていることから、多くの企業に採用されています。リモートワークの普及に伴いTeamsの活用機会も増えていきましたが、一方で対面コミュニケーションの場では運用が難しく、リモートワークとオフィスワークの共存を妨げる要因にもなっていたのです。

そこで誕生したのが、今回ご紹介するTeams Roomsです。こちらはTeamsとは異なり、一人一人のユーザーにアカウントが提供されるツールではなく、デバイスにアカウントが割り振られ、会議室内にいるユーザー全員が共有しながらオンライン会議に参加できるという仕組みを採用しています。

複数の会議室を跨ぎながらオンラインでのコミュニケーションが必要な場合や、オンラインとオフラインの参加者が混在している場合、遠隔地から研修を行う場合など、豊富なシーンで運用が可能です。

柔軟性が高く、組織的なオンラインコミュニケーションの機会を増やしていきたいという会社には必須のツールとなるでしょう。

Microsoft Teams Roomsは、導入によってどんなメリットが期待できるのでしょうか。具体的な導入効果について、確認しておきましょう。

Microsoft Teams Rooms導入の大きなメリットの一つが、ハイブリッドワークの実現です。リモートワークとオフィスワークを掛け合わせたハイブリッドワークは、ただリモートワークを従来の働き方に加えれば良いだけ、と思われるケースもあります。

しかし、リモートとオフィスの両立は、主にコミュニケーションの面で課題が残り、従来通りのパフォーマンスを発揮できなかったり、期待していたような導入効果が得られなかったりする場合もあります。

Microsoft Teams Roomsは、そんなハイブリッドワークにおけるコミュニケーション課題を解消するのに最適なツールで、オフラインでもオンラインでも円滑な情報共有をサポートしてくれます。リモートワーカーとオフィスワーカーの間にある、ギャップの解消を目指せます。

Teams Roomsはただハイブリッドワークを実現するだけでなく、コミュニケーション手段の豊富さにも優れているのがポイントです。

Teams上のテレビ会議はもちろん、Skype経由の通話や電話の利用、音声のみの会議、テキストチャットと、情報共有や意見交換に必要な全てのツールが実装されています。

複数のサービスを使い分ける必要がなくなり、Teams Rooms一台でその役割を果たせます。

Microsoft Teams Roomsは、Teams単体での運用では不満を抱えていたユーザーにとって、効果的なソリューションとなるサービスです。Teams Roomsに注目が集まる理由としては、以下の3つが考えられます。

Teams Roomsが実装している機能だけでは満足できない場合、サードパーティの互換性を持ったツールを使って、機能拡張を行うことも可能です。他のデバイスとの連携や、既存ツールとの連携機能の実装など、自社で使いやすいようにカスタマイズを行えます。

Microsoft Teams Roomsの導入は、組織に大きな変化をもたらしてくれます。具体的にどのような変化が得られるのか、その例を確認しておきましょう。

Teams Roomsは必要なデバイスとライセンスさえ用意できていれば、いつでもどこでも利用ができるサービスです。普段ワークスペースとして利用している個室がある場合、Teams Rooms搭載デバイスを設置しておくことで、オフィスに自分専用のプライベートデスクができたような感覚で運用ができます。

業務用のPCとは切り離してミーティングへ参加できるため、従来のWeb会議ツールよりも柔軟な運用を実現できます。

非対面に特化したWeb会議ツールとは違い、Teams Roomsは対面型のコミュニケーションを推進する役割も果たします。

オンライン会議はこれまで、参加者一人一人がアカウントを持ち、それぞれのデバイスから参加しなければなりませんでした。これでは非対面でのグループも交えた会議を実施したい場合、現場に混乱が起きてしまいかねず、運用上のトラブルのリスクを抱えていました。

Teams Roomsの場合、対面グループが単一の参加者としてオンライン会議に参加できるため、オフライン・オンラインの両方の会議を実施したい場合に役立ちます。対面で会うモチベーションにもつながるため、社内のコミュニケーションも活性化が期待できます。

一つの会議室では収まらない、大規模なセミナーや会議を開きたい場合も、Teams Roomsが役に立ちます。

物理的な制約がある場合、会議には人数制限を設ける必要がありますが、Teams Roomsを使えばこのような制約を受けることなく、それでいて対面型特有の空気も味わえるため、非常に便利です。

上記のような運用例を実現し、さらに会議の利便性を高めるため、Microsoft Teams Roomsでは多くのスマートな機能を実装しています。どのような機能を活用できるのか、確認しておきましょう。

1つ目の機能は、リモート参加者との画面共有です。通常のオフライン会議では、ホワイトボードやスクリーンを共有しながらプレゼンなどを行うのが一般的ですが、オンラインとオフラインが入り混じった会議では、画面共有の難易度も高まります。

Teams Roomsであれば、独自のホワイトボード機能を搭載しているため、ここにさまざまなアイデアや発表資料を投影することで、会議室での共有が捗ると共に、オンライン参加者とも簡単に意思疎通を取ることができます。

また、会議室で本物のホワイトボードを使う場合には、Teams Roomsに実装されたインテリジェントキャプチャ機能をオンにすることで、ホワイトボードを認識できるようになります。

ホワイトボード上の文字は自動でキャプチャされ、オンライン参加者も簡単にその内容を追いかけられるようになります。

Teams Roomsには、ラップトップやスマートフォンに搭載されているTeamsアプリがTeams Roomsのデバイスに近づくと自動的に検出し、参加してくれる機能も搭載されています。

PCやスマホが会議室のTeams Roomsの音声を拾ってハウリングが起きないよう、コンテンツフリーモードを起動して負担のない会議への参加も促します。

Teams Roomsは専用のデバイスとコントローラによってミーティングを制御できますが、専用のタッチコントローラーを会議室に設置し、円滑な会議の進行を実現します。

メンバーとの情報共有や、外線への発信、オンライン参加者への画面共有など、あらゆるコントロールをこの一台で実現します。

多くの機能を搭載しているTeams Roomsですが、ユーザーインターフェースは極めて簡素な作りとなっており、ユーザーを混乱させる心配はありません。ITツールに慣れていないメンバーも、短期間の運用に向けた予行演習で、円滑にハイブリッドミーティングを進められるようになるでしょう。

Microsoft Teams Roomsは、Teamsとの連携機能に優れ、多くのスマート機能を実装し、ハイブリッドワークを加速するポテンシャルを秘めたWeb会議ツールです。

リモートワークとオフィスワークの併用において問題を抱えている組織にとって、ソリューションとなりうる強力なツールがいくつも使えます。デバイス環境を整え、積極的に採用していきましょう。