DX実現になぜ業務改革が必要なのか？その理由と実施するメリットとは？

DX実現に向けて、業務改革（BPR）の実施を検討している方も多いでしょう。しかし、業務改革の概念や必要となる理由まではわからないという方もいるはずです。DXには、さまざまな手法やプロセスがあるため、目的意識を持って実施しなければ失敗するリスクもあります。

この記事では、業務改革とは何か？という概要から必要な理由、手法や注意点まで幅広い知識を解説していきます。DXを検討している方はぜひ参考にしてみてください。

まずは、業務改革（BPR）とは、「Business Process Re-engineering」の略称で、企業の業務プロセスを根本から見直すことを指します。

業務フローを確認しながら再構築していくだけではなく、戦略の立て方や意識決定プロセスの問題点までも変更することが特徴です。このように企業の体制を大きく変化させることから「改革」という言葉が使われています。

続いて、業務改革と業務改善の違いを解説していきます。ビジネスシーンでは、業務改善と業務改革は同じように使われることも少なくありません。しかし、それぞれの定義は大きく異なります。

業務改革は、業務全体を根本的に再構築することが目的です。一方で、業務改善は既存業務の効率化や業務フローの見直しが主な目的です。そのため、違いを理解せずに業務改革を実施すると、単純に業務のムダを無くすだけの効率化で終わってしまう可能性があります。

業務改革を目指している場合は、それぞれの違いを理解した上で現在抱えている業務課題や問題点を洗い出していきましょう。

業務改革の歴史は、1990年代初頭にまでさかのぼります。アメリカの学者が発表した業務改革は当時の日本でも大きな話題を集め、業務改革ブームとまで呼ばれました。しかし、海外のシステムを取り入れただけの改革は、日本企業には定着せず多くは失敗したと言われています。

このように、業務改革という言葉は、以前から存在しており、何度もビジネスの話題として取り上げられてきた歴史があります。近年、労働人口の減少や働き方改革、IT技術の急速な発展により、業務改革が再度注目されるようになりました。

ここからは、業務改革が必要とされている理由を解説していきます。
主な理由は以下の3つです。

・IT技術の発展
・働き方の多様化
・変化に耐えられる環境が求められている

上記を理解して、30年以上の歴史がある業務改革が、なぜ今必要なのか？を理解しておきましょう。

近年、IT技術やクラウドサービスの発展により、業務改革を進めやすくなっています。また、デジタル技術を活用して抜本的にビジネスモデルを変化させる「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の実施にも業務改革は必須の分野です。

さまざまなツールやシステムをただ導入するのではなく、業務改革で抜本的に見直す必要性が求められています。

労働人口減少や、コロナ禍での働き方の多様化も業務改革の必要とされている理由のひとつです。労働人口が減少すると、必然的に業務効率化や業務フローの見直しが必要になります。また、テレワークや在宅ワークなどの推進にも労務管理や人事管理などの環境整備が必要です。

このように、場所や時間にとらわれない働き方を実現するためにも業務改革が期待されています。

近年は、企業のグローバル化やIT技術により、ビジネスは急速に変化しています。そのため、急な変化に耐えられる環境が求められていることも業務改革が必要な理由です。

また、コロナ禍で業務改革の必要性はさらに加速しています。業務プロセスをゼロから再構築することで生産性を向上しておけば、変化にも順応しやすくなるでしょう。

ここでは、一般的に業務改革で活用される主な手法を以下の表にまとめました。

上記は業務改革を実施する際に、必ずと言っていいほど使われる用語なので、名前と活用方法だけは覚えておくことをおすすめします。

業務改革を導入する主なメリットは以下の通りです。

それぞれを詳しく解説していきます。

業務改革を実施することで、これまでの業務フローが明確化され、生産性が向上するというメリットがあります。業務フローから問題点を見つけ出して改善につなげられるだけではなく、業務を客観視して他部署にも共有できることもメリットです。また、業務効率向上により意思決定がスピードアップし、結果的に生産性の向上を実現できます。

業務改革を実施することで、コストの削減につながることもメリットのひとつです。業務フローから問題点を排除するだけではなく、自社対応が不要な業務をアウトソーシングすることで、コスト削減を目指せます。コスト削減によって、よりコアな業務にリソースを活用できるでしょう。

最後に、顧客満足度と従業員満足度の向上を目指せるというメリットです。業務フローの最適化を徹底することで、顧客に対して素早く高品質なサービスを提供できるため、結果的に顧客満足度の向上につながります。また、社員と共有意識を持って業務改革に取り組むことで、問題点や改善点の共有が可能です。その結果、従業員の意識も長期的に変化していくでしょう。

業務改革（BPR）は、企業によっては以下のようなデメリットも考えられます。

どちらも、事前に業務改革の知識と方向性を共有することで防げるデメリットです。それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務改革を実施する場合、ITシステムを導入するためのコストが発生する可能性があります。なぜなら、業務改革はITシステムやクラウドサービスを導入する場合も多くあるからです。

システムやツールの導入を検討する際は、導入の初期費用やランニングコストを計算した上で、合理的に業務改革を行うと長期目線でコストを回収できるでしょう。また、業務プロセス改革を実施するための人的コストが発生することも理解しておく必要があります。

業務改革は、根本的な業務フローの見直しが必要です。

そのため、大きな改革により、現場で働く社員と経営陣の摩擦が発生するリスクがあります。摩擦を防ぐためには、業務改革がなぜ必要なのかという理由を納得いくまで説明することが必要です。

また、計画段階から現場社員を多数巻き込んで業務改革を実施していくと、スムーズに業務改革を進められるでしょう。

続いて、業務改革導入に大切なポイントをまとめていきます。主なポイントは以下の通りです。

それぞれのポイントを詳しく確認していきましょう。

まずは、業務改革の必要性を社内に共有して理解してもらうことが大切なポイントです。

コストをかけて業務改革をしても、社員が設定した業務フローを意識して行動できなければ意味がありません。なぜ必要なのかを共有し、理解してもらうことが業務改革の継続的な成功につながるでしょう。

業務改革の必要性を理解してもらうためには、共有と同時に現場の意見を無視せずに実施することが重要です。具体的には、企画段階から現場の従業員を改革の当事者として関与させて積極的に意見をもらうなどの対策をおすすめします。

第三者視点から、現状の業務プロセスをゼロから見直して、課題や問題点を確認することも大切なポイントです。なぜなら、自社視点や部署の視点から業務プロセスを確認しても問題点を正確に見つけ出すことは困難だからです。

まずは、業務の種類や部署に関わらず意見を出し合って、業務フローチャートを作成することをおすすめします。また、トップダウンだけではなくボトムアップも含めた双方から業務を見直すことで、効果を高められるでしょう。

業務改革の取り組みとして、アウトソーシングを活用する場合の業務の選定方法を明確にすることが大切なポイントです。

効率化やコストダウンを目指して、コア業務の多くをアウトソーシングしてしまうと、社内に蓄積したいノウハウを継承できなくなる可能性があるためです。

コア業務以外にも、セキュリティリスクのある業務はアウトソーシングに向かないため注意しましょう。事前にどの業務をアウトソーシングするのかを明確にしておくことで、選定ミスを防ぐことが可能です。

業務改革（BPR）は、業務の流れを根本から見直して経営課題を解決する方法です。

働き方改革やDXの流れが加速する昨今、業務効率を最大化して変化に柔軟な対応をするためには業務改革は必要だと言えるでしょう。

また、DXを実現するためにも業務改革（BPR）は不可欠です。記事内で解説した手法やポイントを理解して、経営課題を解決に導く業務改革を検討してみてください。