業務改善には、まず、現状業務のどこに問題があるのかがわからないと改善できません。そのためには、現状業務を見える化して、問題を洗い出すことが必要です。

現状業務の見える化とは、図のような業務プロセス図を作成し、業務の流れや業務の担当者を「見える化」することを指します。

この資料をもとに、問題の洗い出しや改善案の策定を行い業務改善に繋げます。

業務プロセス図

「業務の見える化」には、以下のようなメリットがあります。

• 現状業務に対する共通認識から議論の活性化

各部門の業務内容や役割といった、議論の前提となる現状業務への認識を合わせることができます。
部門同士の相互理解が進むことで、本質的な議論がしやすくなります。

• 問題が洗い出しやすい

いつ、だれが、何をするのかが明確になることで、業務が俯瞰でき、現状業務のどこに問題があるのかに気づきやすくなります。

• 合意形成が得やすい

様々な部門の関係者が参加する場において、口頭だけで議論を進めようとすると、認識を合わせるために時間を要するケースが数多く起こります。
業務の流れを視覚的に表現した業務プロセス図をベースに議論することで、関係者の理解を促し、合意形成までの時間を短縮できます。