【契約書もペーパーレスに】実現に向けてのステップを解説

コロナ禍におけるリモートワークの推進によって、業務上必要な書類のペーパーレス化が各社で進んでいます。しかし、紙でのやりとりが多く、ハンコが必要となる契約書類の電子化は、中々進められていない企業様も多くいるのではないでしょうか?電子契約は、紙での契約とどのような違いがあるのか?また、社内で電子契約を推進するためのステップをご紹介いたします。

 法的書類のペーパーレス化について

契約書のペーパレス化には、電子契約が用いられます。
電子契約では電子署名やタイムスタンプを利用することで、紙での契約と同様の法的効力が認められています。

紙での契約と電子契約の違いは以下の通りです。

電子契約では、電子署名、電子証明書、タイムスタンプといった仕組みを用いており、それぞれ以下のような役割があります。

電子契約イメージ

電子契約サービスについて

電子契約を実現するものとして、電子契約サービスがあります。契約締結や申請状況の確認、オンライン上での文書保管といったことを可能としています。

電子契約サービスの例

図中にある電子契約サービスの各機能について概要を紹介します。

ペーパーレスの実現にむけて

弊社では、以下のステップでペーパーレス化の検討を進めていくことをお勧めしています。

ペーパーレス化までのステップ

はじめに契約書の電子化が法律上認められていることを確認し、それが認められていれば、社内関係者への周知、現状の業務プロセスの見直し、社外取引先への説明・提案・合意と進めていきましょう。

また、これらと並行して、電子契約サービスの選定も行います。
電子契約サービスは多種多様なものがありますので、自社の意向にあった電子契約サービスを選定していきます。

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