【ポイント解説】電子契約のメリット・注意すべき点とは?

取引先の社内規定が電子契約を想定していない場合など、契約には紙が必須という取引先は少なからずあるかと思います。

一般的に電子契約の導入には、

 ・社内関係者(法務を担当している部門、電子契約を利用する部門など)への周知

 ・契約書の電子化に伴う、現状の契約業務プロセスの見直し

 ・社外取引先への電子契約の説明・提案・合意

といった対応が必要となります。

契約書の電子化に伴って業務プロセスが変わることは、関係者へ不安を与え、抵抗を生むかもしれません。

社内外の関係者に対し、

 ①電子契約のメリット

 ②電子契約の注意点

などを伝えて不安を払拭し、ペーパーレスにできる業務の割合を徐々に増やして行くことをお勧めします。

①電子契約のメリット

電子契約のメリットは以下のようなものがあります。

これらのメリットは社内だけでなく、取引先も含めた双方で得ることができます。

業務効率化

・印刷、製本、押印、郵送といった作業が不要となり、契約締結までのスピードが向上します。

・紙の契約書を保管する必要がなくなり、どこにいても参照したいときに電子データとして検索することができます。

・契約の進捗状況をリアルタイムで把握可能になり、手続きの滞留等が起きにくくなります。

コスト削減

電子契約では免税となる収入印紙代、印刷・郵送に関わる人件費、郵送費などのコストを削減できます。

テレワークなどの働き方改革の推進

郵送やハンコのために出社する必要がないため、担当者は出社をしなくても業務を遂行できます。

コロナ禍や自然災害時も業務遂行が可能となります。

コンプライアンス強化

電子保管した契約書に対し閲覧権限設定やバックアップを行い、原本の改ざんや紛失のリスクを軽減することで、コンプライアンスの強化につながります。

電子契約の注意点

関係者は「紙の契約書を、電子契約に置き換えて問題はないのか」ということに不安があるかもしれません。
まずは、その契約書の電子化が法律上認められているかを確認したうえで、ペーパーレス化を検討することが重要です。
電子化が認められていない契約書であった場合は、紙文書での運用を残していくこととなります。

ここでは、電子契約に関連する代表的な2つの法律を記載します。
この他にも法律はありますので、電子化を検討する契約書に準じてご確認ください。

 

※法律に関する事項については、専門家等にご相談ください。

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