【ペーパーレス化】押さえておきたい、メリット・デメリットとは?

ペーパーレス化のメリットとデメリットには以下のようなものがあります。

ペーパーレス化のメリット

業務効率化

書類の回覧による申請・承認作業を電子申請・承認に置き換えペーパーレスを実現すると、申請・承認状況をリアルタイムで把握可能になり、承認滞留等の問題に対処しやすくなります。

これ以外にも、

  • 紙の書類をキャビネットなどの保管場所から探す必要がなく、書類を探す手間の軽減など、回覧・保管・廃棄における作業の軽減
  • 書類の保管場所の削減
  • 承認ルートをシステムで制御し、コンプライアンスの確保

等の効果があります。

コスト削減

従来の「会議で紙を使用する」場合、

  • 会議前に紙を人数分印刷する
  • もしも、資料に誤りがあれば修正後に再度人数分を印刷し直す
  • 会議後には、資料を回収・保管・廃棄する

といった作業が発生します。

この従来の会議をオンライン会議で行い、会議におけるペーパーレスを実現すると、

  • 会議前の印刷等の準備作業が不要
  • 文書を印刷するための紙代、印刷代のコスト削減
  • 文書廃棄にかかる費用(廃棄業者費用)削減
  • 文書保管に関する費用(キャビネットや備品など)削減

などのコスト削減が見込めます。

テレワークなどの場所に縛られない働き方を実現

電子申請・承認や、オンラインでのファイル共有を行うと遠隔地から文書の閲覧や承認行為が可能となり、自宅やオフィス外からでも業務を遂行することができるようになります。これによりテレワークなど、働き方改革へとつながります。

ペーパーレス化のデメリット

導入コストがかかる

申請・承認状況を把握できるワークフロー、契約書類の電子保存・電子署名に対応するための電子契約サービスなどといったシステムやサービスを導入する場合、それらの導入費用がかかります。
また、セキュリティ対策のためのソフトウェア導入や、ネットワーク環境の構築なども場合によっては必要となる可能性があります。

ITリテラシーが必要

社員に対して一定のITリテラシが必要となります。
導入前には必要な研修を実施し、計画的に進める必要があります。

システムやネットワーク障害による影響

電子化された文書は社内サーバーやクラウド上で保管されるため、システムやネットワークに障害が発生すると文書が閲覧できなくなる可能性があります。

このように、ペーパーレス化にはメリットだけでなくデメリットも存在します。これらを理解した上で、メリットを最大化させ、デメリットを最小化させる方法を取りながら推し進めることが重要です。

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