【内部統制】3点セットにおける整合性のミスを解消するためには?

3点セット作成時に起こりがちなミス

「業務記述書」「リスクコントロールマトリックス(RCM)」「業務フロー図」。内部統制文書の3点セットと言われるこれらの文書間には整合性が求められます。それぞれが業務の現状を定義しているので、当然、つじつまが合っている、すなわち整合性が取れていなければなりません。

整合性が取れていないと、どれが正しいのか、どれが現状を表しているのかがわからず、統制が取れていないと見なされてしまいます。そのまま監査を進めてしまうと評価結果が不備となり、文書や体制の見直しを迫られ、膨大な修正作業や想定外のコストがかかってしまうこともあります。

では、なぜ整合性にミスが発生するのか。Office製品などを用いて文書を作成・メンテナンスしている場合、各文書を個別に作成し、修正・見直しをしていく作業が煩雑だということが、作業ミスや漏れ、見逃しといったヒューマンエラーを誘発する要因になると考えられます。

さらに一般論として、修正箇所が増えたり、文書のボリュームが多かったり、作業にかかる負荷やストレスが増大すると、ヒューマンエラーの発生率も増えることになります。仮に1つ1つのミスは小さなものだったとしても、そのような状況が何年も続くと、整合性の矛盾は拡大していくことになり、結果的に文書を作り直さなければならない状況に陥ることもあります。

また、内部統制文書をメンテナンスする担当者が変わったときも、作業に慣れていなかったり、前任者による記載内容を上手く解釈できなかったりすることから、ヒューマンエラーが発生しやすい場面の1つだと言えるでしょう。

ミスを防ぐために、内部統制文書ツールの活用を

このような整合性のミスを防ぐためには、内部統制文書ツールの活用が有効です。ツールを用いて3点セットを一元管理することで、手作業では防ぐことが難しく、ミスが発生しがちな文書間の整合性を自動で連携・維持し、ミスや漏れが発生しにくい作業環境を実現します。

実際サン・プラニング・システムズが提供している「SOX+」では、フローチャートを修正するだけで3点セットすべてが修正され、メンテナンスを終えることができます。フローチャートからの修正だけでなく、業務記述書やRCMを直接修正してフローチャート側に取り込むこともできますので、その時々に応じた最適な方法でメンテナンスを行うことができます。

もちろん整合性を維持する機能だけでなく、内部統制文書の作成や運用を効率化・省力化する機能も搭載されていますので、文書作成・修正時にかかる確認作業や負荷を軽減することにもつながり、作業のスピードアップや運用のコスト削減といった効果も期待できます。

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