【リモートワークの課題】業務の属人化リスクを防ぐためには何が必要?

属人化リスクとは?

属人化リスクとは、例えばリモートワーク下において「労働時間管理が困難になる」というリスクです。属人化は「業務内容を特定の人しか把握しておらず、他の人が分からない」状態を指します。特定の人しか業務内容が把握できていないと、特定の人への負荷集中が起き、その結果、長時間労働を誘発する恐れがあります。

一方、会社は働き手が長時間労働にならないように労働時間を管理する義務があります。長時間労働になりそうな働き手がいる場合は、無駄な業務を削減したり、業務の一部を他者へ振り分けるなど作業分担を見直す必要があるのです。

この対応を行うには、業務プロセスが明確でなければなりません。業務プロセスが属人化していては、その検討が正しくできず、結果として「労働時間管理が困難になる」というリスクが生じます。リモートワークでは、目が届く範囲に働き手がいないため、このリスクが生じやすい状況にあります。

属人化リスクを防ぐために必要な2つの打ち手策

そこで、以下2つの対策を打つことで、属人化リスクを解消することをお勧めします。

 現場の可視化

まずは、業務プロセスを可視化して、他の人でも業務の流れが分かる状態とします。
次に、業務プロセス中の各作業と、対応するマニュアルを整理し、他の人でも対象業務が実施できる状態とします。
このとき、類似するマニュアルの統廃合や、マニュアル間の用語表記の統一、不足マニュアルの作成も併せて行います。

 業務のナレッジ共有化

上記の活動を通して、標準化された業務プロセスやマニュアルを一元管理し、社内共有できる仕組みを作ります。
必要な人が、必要な時に、正しい情報にアクセスできる環境を整備します。

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