【ペーパーレス化】この課題を解決するためには何から手を付ければ良いか

【ペーパーレス化】この課題を解決するためには何から手を付ければ良いか

ペーパーレスによくある「何をするにも紙とハンコ」「出社しないと業務が止まる」など、この手の課題についてはまず「業務の可視化」を行うことをお勧めします。業務の可視化から始めて、紙とハンコがなくても可能な業務に変えましょう。

ここからは、具体的な進め方を3つのステップに分けてご紹介します。

ペーパーレスの課題解決の第一歩「業務の可視化」の3つのステップ

【ステップ1】業務の可視化

【ステップ1】業務の可視化

まずはペーパーレスを実現したい業務プロセスと問題を可視化し、解決すべき課題を明らかにします。
ポイントは2つあります。

①業務棚卸と対象業務選定
社内外の申請手続きがどれくらい存在するかを洗い出し、この中から、特に業務改善すべきものを選定します。

②現状業務の可視化
対象業務について現状の業務プロセス図を作成し、現場担当者から問題事象をキャッチアップします。

【ステップ2】業務の標準化

【ステップ2】業務の標準化

現状の業務プロセスのままデジタル化するのではなく、全体最適を図りながら手段や規約を見直しToBe業務プロセスを策定します。
こちらもポイントは2つあります。

①申請業務の標準化
書類様式を見直したり、申請方法の統一を行います。

②社内規約の見直し
決済ルールの簡素化や、承認者の見直し、不要な申請書の廃止などを行います。

【ステップ3】プロセスと文書のデジタル化

【ステップ3】プロセスと文書のデジタル化

ワークフロー、電子保存、電子署名を備えたプラットフォームを構築します。
こちらもポイントは2つあります。

①ワークフローの活用
標準化された業務プロセスをワークフロー化しペーパーレスを実現します。
処理状況もシステム上で把握可能となります。

②契約の電子化への対応
契約書類の電子保存、電子署名に対応することで、本人性や非改ざん性を担保します。

【最後に】3つのステップについて詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください。

弊社ではご紹介した3つのステップすべてを支援するサービスメニューをご用意していますので、ご興味がございましたら、お気軽にご相談ください。

「1.業務の可視化」「2.業務の標準化」ではお客様の業務を確認しながら業務棚卸、業務プロセス図作成、課題整理などをご支援いたします。

「3.プロセスと文書のデジタル化」ではペーパーレスを実現するためのシステム企画およびシステム導入を実施いたします。

【最後に】3つのステップについて詳しく知りたい方は、お気軽にご相談ください。

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