さて、今回は来訪者の入退館履歴がなぜ必要なのか ということについてお話いたします。

皆さんは現在、来訪者の入退館履歴をどのように管理されていますか？

『入退館履歴の管理』と聞くと、受付カウンターで来訪者受付票に名前と時間を記帳することで管理できていると思われる方も多いと思います。

しかし、来訪者受付票の記帳で管理する場合、電話やインターホンで担当者と話してアテンドしたときなどは、記録として残りません。つまり、管理ができているとは言えないのです。

では、入退館履歴を管理するポイントをいくつか紹介します。

万が一セキュリティインシデントが発生した際に、誰がいつ入退館したかを追跡できるため、迅速な対応が可能になります。 また、法的な要件に対応するための手段としても機能します。特定の業界や地域では、来訪者の情報を一定期間保存することが法律で求められている場合があります。

来訪者の履歴を分析することで、施設の利用傾向やピークタイムなどの情報を把握し、 効率的な運営計画を立てることができます。

万が一、工場内で新型の感染症など、健康リスクが発生した際に、接触者追跡を行う上で非常に役立ちます。また、工場内火災など、有事の際にも、現在建物内に残っている人数把握も行えます。来訪者の情報を入力していると、迅速かつ正確な連絡が取れるようになるため、感染拡大の防止や、有事対応にも貢献します。

これらのメリットから、来訪者の入退館履歴の保存はセキュリティや運営の観点から重要な一手段となっているのです。と、当たり前のことを述べてきましたが、多くの企業様が上記のことをするために、昭和的な手段で運用されていることをご存じでしょうか？

えー？令和の時代にそんなことしている企業あるの？ と思われたかもしれません。
いや、あるんです。というより、結構多いんです。
世の中、ペーパーレスの時代。年賀状でさえSNSでのやり取りにシフトしていっている昨今、まだまだ紙をなくすことができない企業様も意外と多いんですよね。皆様の施設はいかがでしょうか？

ぜひ、この機会に『スムーズなゲストの入退館とセキュリティ向上を同時に実現するAPOTORO Light（アポトロ ライト）』の導入を検討なさってみてください。私たちが全力でサポートいたします。

受付業務でこうなったらいいな、こんなことはできないのかな？というご要望や、少しでもお困りごとなどありましたら、是非私たちに気軽にご相談ください。ご相談は無料です。

以下の情報をいただければ、お見積りすることが可能です。もしご興味をお持ちのようでしたら、ぜひご相談ください。

・来訪者が入場する入口の数（セキュリティゲートがあれば、通路数）

・システムを利用される想定人数（一般的にはビル内で勤務されている従業員数です）

・1日の来訪者の人数

APOTORO Lightに関する情報を掲載している弊社のソリューションサイトです。是非ご覧ください。 https://www.seibu-denki.co.jp/solution/apotoro-light/