まずは、管理する情報機器を明確にするために、組織が保有する情報機器をリスト化した台帳を作成することが必要です。管理の対象は大きく分類すると、ハードウェア、ソフトウェア、ライセンスなどが挙げられます。

次に、作成した台帳が現状と差異がないように、常に最新の情報に更新しなければなりません。手作業で管理を実施する場合、情報を収集するには莫大な工数と時間を必要としてしまいます。管理対象から情報を集めて台帳を作成及び更新しても、作業が完了した時は既に古い情報になっているということが簡単に起こりえます。IT資産管理ツールを導入することで、効率良く台帳作成や更新作業を行うことができます。

IT資産管理ツールを利用するには、エージェントと呼ばれる情報を収集するプログラムを管理対象にインストールする必要があります、エージェントがインストールされていない機器やインストール出来ない機器（プリンタなど）、エージェントが入っているけれど、普段利用されずにロッカーにしまってある機器の情報は収集できません。購買や廃棄の記録などから作成した、管理者が「あるべき資産」として把握している台帳（正台帳）と、ツールが収集してきた情報を照合し、補完していくことが必要です。