前回のメールでは、生成AIによる生産性向上の2つのカギの一つ目、プロンプトの「設計」についてお届けしました。

今回のメールでは、生成AI活用のための二つ目のカギ、「共有」の重要性について解説します。なぜプロンプトの共有が重要なのか、そして、共有することで業務がどのように劇的に変化するのか、具体的な事例とともにご紹介します。

良いプロンプトを設計し、質の高いアウトプットができるようになった。個人で使うのであればそれで十分なのですが、組織の生産性を最大化するには十分とは言えません。

特に生成AIを組織で活用する際には、誰が使っても一定の質の結果が得られるようにすることが重要です。部署の特定の誰かが高度なプロンプトで業務を効率化している「だけ」では、誤解を恐れずに言ってしまえば、組織の生産性向上ではなく、新たな「業務の属人化」を招く恐れもあるのです。

このような事態を防ぐのが、プロンプトの共有です。どんなメリットがあるのか見ていきましょう。

1. ナレッジの蓄積と活用: 良質なプロンプトを社内で共有することで、ナレッジが蓄積され、全員がその恩恵を受けることができます。これにより、業務の質が向上します。
2. 効率的な業務運用: 共有されたプロンプトを活用することで、特定の業務において最適な結果を素早く得ることが可能になります。これにより、業務全体の効率が大幅に向上します。
3. 一貫性のある出力: 部署間でプロンプトを統一することで、AIの出力に一貫性が生まれ、社内外のコミュニケーションがスムーズになります。

このように、優れたプロンプトを定型化し社内で共有すれば、個人利用の範囲を超えて組織にノウハウが蓄積され、経験が浅いメンバーでも一定の品質のアウトプットが可能になり、全体の業務品質が底上げされます。また、プロンプトの改善・洗練も組織的に進めやすくなります。良質なプロンプトを組織で標準化・共有することで、誰もが一定以上の成果を出せる仕組みを作ることが可能になるのです。

社内で生成AIを活用できる場面は多いですが、たとえば以下のような業務には、プロンプトの定型化と共有が特に有効といえるでしょう。

いかがだったでしょうか。

まずは上記のような、「繰り返し発生する」「一定の型やルールがある」「担当者ごとの差が出やすい」定型的な業務から取り組んでいくのが効果を実感しやすいかもしれません。プロンプトの「設計」と「共有」、この2つのカギで生成AIを今以上に活用していただければと思います。

これまでのメールマガジンでは、生成AIの基礎から導入メリット、プロンプトの設計と共有の重要性などについて解説してきました。様々な内容を一気にご紹介してきましたので、次回は、ここまでの内容のまとめをお届けします。

また、あなたとあなたの組織が生成AIを今以上に活用し、生産性を向上させ業務に変革を起こしていくためのご提案も合わせてご紹介しますので、ぜひご期待ください。