業務改革や業務可視化の取り組みでは、業務フローを作成することが大きな工程になります。業務の流れを図にすることで、関係者が現状を共有しやすくなり、問題点や改善すべき箇所も見つけやすくなります。

しかし、業務フローは、ただ細かく書けばよいわけではありません。誰に見てもらうのか、何のために使うのかによって、必要な粒度や記載すべき要素は変わります。

業務フローを作成したものの、現場で使われない、改善検討につながらない、システム検討に必要な情報が足りない、といったことが起こる背景には、作成前に「目的」と「利用者」が十分に整理されていないケースがあります。

本コラムでは、業務フローを“作って終わり”にしないために押さえておきたい、粒度と要素の考え方について解説します。

業務フローを作成する際に、最初に確認したいのは「何のために可視化するのか」です。

業務改善のために作るのか、システム刷新のために作るのか、業務マニュアルとして使うのか、教育や引き継ぎに活用するのか。目的が変われば、業務フローに求められる内容も変わります。

たとえば、業務改善を目的とする場合は、手戻りや重複作業、待ち時間、確認作業の多さなどを見つけやすい表現が必要になります。システム刷新を目的とする場合は、使用システムや帳票、データの入出力、手作業が発生している箇所などを確認できることが重要になります。

一方で、マニュアルや教育用途であれば、実際の作業手順や判断条件、注意点が分かることが求められます。

このように、業務フローは目的によって表現すべき情報が変わります。最初に目的を整理しないまま作成すると、見た目は整っていても、活用しづらいフローになってしまうことがあります。

業務フローの粒度は、利用者によっても変わります。

業務責任者や管理者が見る場合は、細かな作業手順よりも、業務全体の構造や部門間のつながりが分かることが重要です。どの業務領域に課題があり、どこに改善余地があるのかを把握できる粒度が求められます。

管理者が見る場合は、工程ごとの役割分担や、確認・承認の流れ、業務上の滞留箇所が分かることが重要になります。現場担当者が見る場合は、より具体的な作業手順、判断条件、例外対応まで確認できる粒度が必要になることがあります。

つまり、業務フローは細かければよいというものではありません。見る人にとって必要な情報が、適切な詳しさで表現されていることが重要です。

粒度が粗すぎると、現場で使うには情報が足りません。反対に、粒度が細かすぎると、全体像を把握したい人にとっては読みづらくなります。誰が見るのかを意識して粒度を決めることで、業務フローの使いやすさは大きく変わります。

業務フローでは、作業の順番だけでなく、必要に応じて関連する情報も表現します。

たとえば、業務改善を目的とする場合は、作業の重複や手戻り、待ち時間、確認作業の発生箇所が分かるようにしておくと、問題点を見つけやすくなります。

システム刷新やIT構想につなげる場合は、使用しているシステム、帳票、Input/Output、データの流れ、システム機能との関係を整理することが重要です。業務のどこでシステムが使われているのか、どこで手作業が残っているのかが分かることで、システム化や改善施策の検討につながりやすくなります。

また、標準化や教育を目的とする場合は、担当者、作業手順、判断条件、注意点などを表現することで、業務の引き継ぎや教育に活用しやすくなります。

業務フローに何を入れるかは、目的に合わせて決める必要があります。すべての情報を盛り込もうとすると複雑になり、逆に必要な情報が不足すると活用できません。目的に応じて、必要な要素を選ぶことが大切です。

業務フローを作成する際には、完成後にどのように使うのかを先に考えておくことが重要です。

作成した業務フローを、現場の認識合わせに使うのか、問題分析に使うのか、システム検討の材料にするのか、業務手順の標準化に使うのか。活用場面が明確であれば、必要な粒度や要素も決めやすくなります。

反対に、活用場面が曖昧なまま作成すると、誰にとっても中途半端なフローになってしまうことがあります。現場には情報が足りず、管理者には細かすぎ、システム検討には必要な情報が入っていないという状態です。

業務フローは、作ること自体が目的ではありません。関係者が現状を理解し、問題を共有し、次の施策検討につなげるためのものです。

そのため、作成前に「誰が、何のために、どの場面で使うのか」を確認しておくことが、使われる業務フローづくりにつながります。

業務フローを“作って終わり”にしないためには、作成前に目的、利用者、粒度、記載すべき要素を整理しておくことが重要です。

目的が曖昧なまま作成すると、業務フローの粒度が合わなかったり、必要な情報が不足したりすることがあります。その結果、せっかく作成した業務フローが、現場で使われない、改善検討に活用されない、システム検討の材料として不十分になるといったことが起こりやすくなります。

そこで、業務フロー作成時に確認しておきたい項目を整理できる「目的別・業務フロー作成チェックリスト」をご用意しました。

このチェックリストでは、業務改善、システム刷新、マニュアル化、教育・引き継ぎなど、目的ごとに業務フローへ記載すべき項目を整理できます。

業務フローを作成する前に、自社の目的に合った粒度や記載項目になっているかを確認してみてください。

業務改善、システム刷新、マニュアル化、教育・引き継ぎなど、目的ごとに業務フローへ盛り込むべき情報を整理できるチェックリストです。

業務フロー作成前の確認や、既存フローの見直しにご活用いただけます。