【ペーパーレス化】ツール導入だけではない、実現するために必要な4つのステップ

ペーパーレス化をツール導入だけに頼って実現できるか?というと、そうではありません。
解決すべき課題を考慮せずに「デジタル化すること」を先行してしまうと、業務効率が上がらず、かえって悪化させてしまう可能性があるからです。そこで、弊社では以下の1~3のステップでペーパーレス化を実現することを推奨しています。

ペーパーレス化の対象となる文書には社外文書(契約書など)や社内文書(予算申請書など)といった様々なものがあります。その中には法律上、電子化が困難な文書があるかもしれません。また、仮に社内で電子化ができても、取引先が電子契約に応じられないことも考えられます。

これらのことを「1.業務の可視化」にて整理・検討し、解決すべき課題を明らかにした後、「2.業務の標準化」「3.プロセスと文書のデジタル化」と進め、デジタル化を実現します。

ここでは「1.業務の可視化」を詳しく説明していきます。
「1.業務の可視化」は4つのステップで構成されます。

1-1.業務棚卸

社内の申請手続きがどれくらい存在するのか洗い出します。

1-2.文書の分類

それぞれの申請手続きで扱う文書を列挙し、以下の観点で分類し、電子化できない文書を扱う業務を明確にします。
① 電子化が困難な文書(法律上書面で残すべき契約文書など)
② 電子化が可能な文書(社内で扱う稟議書や交通費精算書など)

1-3.対象業務選定

洗い出された申請手続きと文書の分類結果から、業務改善をすべきものに優先順位をつけ、ペーパーレス化を段階的に進めます。
段階的にペーパーレス化を実現することで以下の効果があります。

・ペーパーレス化の導入効果をすぐに実感できる
・一部の業務から始め、徐々にペーパーレス化に慣れていくことで、現場への影響を最小限にできる

1-4.現状業務の可視化

対象業務について現状の業務を見える化し、現場担当者から解決すべき課題をキャッチアップします。
文書を電子化するだけでなく、現状の業務プロセスにおける課題も解決に繋げていきます。

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